Comprimere i tempi di reazione della Funzione Acquisti

 

Contesto

• Piccola e Media Impresa (PMI) manifatturiera e/o impiantistica.
• Funzione Acquisti.
• Acquisti diretti (ovvero materiali e servizi consegnati al Cliente)

Scopo

Proporre un modello di approvvigionamento che tende ad annullare il tempo medio di emissione Ordine Di Acquisto (ODA), senza inficiare gli indicatori (KPI) convenzionali: risparmio; rispetto tempi di consegna; etc.

Per semplicità di trattazione ho dato il nome LT0 al modello. 

Introduzione

Lo scopo è palesemente ambizioso quasi utopico per gli approvvigionamenti di prodotti e/o servizi altamente personalizzati. Le tecnologie abilitanti ci sono (stampa 3D, cloud, analisi dei dati, etc.). È questione di tempo; oggi è doveroso intraprendere il cammino. 

La prima domanda da farsi è: È utile? La risposta è SI, perché riduce il tempo di consegna, quindi di incasso.

La seconda domanda da farsi è: Perché non è già così? La domanda ci porta a monte della Funzione Acquisti. È evidente che se nella fase di preventivazione fosse sviluppato il progetto le informazioni per acquistare sarebbero disponibili immediatamente dopo la conclusione della vendita. Alcune Aziende lo fanno, alcune non lo fanno, la maggior parte è nel mezzo con tutte le sfumature possibili. Se ci troviamo nel mezzo le seguenti due considerazioni ci permettono di focalizzare le risorse:

1. Tutti noi conosciamo perfettamente i vari stati o probabilità di successo di un preventivo (potrebbe essere inferiore al 10%). 
2. Un preventivo è composto da un insieme di dati storici (che conosciamo) e un insieme di dati da offerte o da analisi. 

Le Funzioni Gestione Commessa, Progettazione e Acquisti devono essere coinvolte e "pontificare" quando un preventivo passa allo stato "Rosso". 

Da sempre la Funzione Acquisto ha elaborato strategie basate sulla previsione e standardizzazione per massimizzare la leva della quantità. Queste strategie mettono a disposizione del professionista degli acquisti informazioni che possono essere usate per concordate i termini contrattuali con il Fornitore prima dell'emissione della RDA. La tecnologia digitale convenzionale, per sua natura, è in grado di gestire queste informazioni solo all'interno di un listino statico e limitato. Questo è stato un limite per le PMI più dinamiche e/o con una banca dati di bassa qualità.

Obbiettivo

Teorizzare il modello LT0. 

Modello LT0

Assioma #1: Il processo di approvvigionamento che porta all'emissione dell'ODA è attivato solo da RDA.

Assioma #2: Solo le entità Aziendali specificatamente individuate nelle procedure Aziendali hanno l'autorità di emettere RDA.

L'insieme degli acquisti diretti hanno un elevato indice di diversità soprattutto se PMI lavora a commessa (Make to Order). Per semplificare il ragionamento l'insieme sarà diviso in categorie (sottoinsiemi) omogenee a necessità. 

Iniziamo dividendo gli acquisti in tre macrocategorie:

1. Acquisti a specifica.
• Sono acquisti personalizzati di tecnologia Fornitore. E' la categoria più generica.
2. Acquisti a disegno.
• Sono acquisti di materiali su tecnologia Azienda acquirente. Normalmente presente nelle PMI che progettano e costruiscono macchinari e/o componenti.
3. Acquisti a codice e di commodities da rivendita.
• Sono acquisti di materiali da rivendita. E' la categoria più trasversale ai vari tipi di PMI.

Acquisti a specifica

Sono forniture personalizzate su ingegneria Fornitore. Le quantità possono essere di unita o serie più o meno grandi. Per quanto riguarda il fine della trattazione si distinguono due casi:

1. È fatto un accordo con il Fornitore scelto in fase di vendita (prima di RDA) (vedi link).
• L'accordo potrebbe essere su un insieme di forniture standardizzate o simili a precedenti forniture, oppure un accordo ad hoc per una vendita specifica in cui il Fornitore è coinvolto a vario titolo.
2. È fatto un accordo con il Fornitore scelto dopo emissione della RDA.
• Quindi, le informazioni necessarie al Fornitore per sviluppare l'offerta saranno disponibili solo all'emissione della RDA. In questo caso rimane solo l'approccio convenzionale.

Nel primo caso è possibile emettere l'ODA contestualmente (o quasi) con RDA, nel secondo NO. Nel secondo caso l'uso di una piattaforma di e-procurement contribuisce a ridurre i tempi.

Acquisti a disegno

Sono forniture personalizzate su ingegneria Acquirente. Le quantità possono essere di unita o serie più o meno grandi. Facciamo le seguenti considerazioni:

1. Divisione dei disegni in funzione della loro reperibilità in tre categorie:
• Disegni esistenti cioè già sviluppati in progetti precedenti.
• Disegni da ottenersi da modifica di disegni esistenti.
• Disegni da ottenersi ex novo.
2. Divisione dei disegni in funzione della dimensione del pezzo:
• Piccola.
• Media.
• Grande.
3. Un pezzo può avere una o più lavorazioni e/o trattamenti termici e/o trattamenti superficiali.

Generazioni di professionisti degli acquisti hanno affrontato e ottimizzato questa complessità. Nella mia esperienza non ho incontrato un solo caso di negoziazione (vincolante) prima della disponibilità disegni.

Solo nel caso di disegni esistenti è possibile negoziare con il Fornitore i termini dell'accordo prima dell'emissione della RDA.

Da qualche anno la tecnologia abilitante della stampa 3D sta cambiando alcuni termini del problema limitatamente ai pezzi di dimensione stampabile. In questi casi è il tempo di elaborazione del preventivo (e reazione del Fornitore) che diventa insignificante.

Acquisti a codice e di commodities da rivendita

Le principali classi merceologiche sono:

1. Materiali e componenti per impianti fluidi, inclusi materiali d'installazione.
2. Materiali e componenti per impianti elettrici, inclusi materiali d'installazione.
3. Materiali e componenti per la trasmissione del moto, inclusi materiali accessori.
4. Materiali per l'edilizia.
5. Semilavorati.
6. Materiali sciolti.
7. Etc.

In tutti i casi sono prodotti codificati dal produttore, e disponibili nel mercato per un periodo di tempo lungo. Ne consegue che la strategia del professionista degli acquisti dipende dal fabbisogno (dalla domanda). Se la domanda è bassa la strategia si baserà sui fattori: distanza; servizio; prezzo. Viceversa, se la domanda è significativa la strategia farà leva sul volume d'affari per ridurre i costi della fornitura e costi di gestione. In quest'ultimo caso, l'accordo avrà tre componenti focali:

1. Costi di Fornitura. Facendo leva sul volume d'affari e sui fondamentali di costo negozierà: 
• Nel caso di più fondamentali di costo potrebbe convenire un approccio relativo:
• La scontistica per classe merceologica.
• L'intervallo di tempo di validità degli sconti.
• Nel caso di uno o due fondamentali di costo potrebbe convenire un approccio assoluto:
• Rate di riferimento per classe merceologica al tempo dell'accordo o altra data fissa.
• Indicatore di variazione prezzo (ritenuto congruo dalle parti) e la regola per l'aggiustamento dinamico dei prezzi.
2. Costi di gestione. Condizione necessaria per la riduzione dei costi di gestione è regolamentare la condivisione dei dati oggetto dell'accordo. In funzione della verso del flusso dell'informazione distinguiamo:
• [da Venditore a Acquirente] per la lettura in tempo reale dei dati negoziati (codice, prezzo unitario, quantità disponibile, lead time, etc.).
• [da Acquirente a Venditore] per la lettura dei fabbisogni Acquirente.
3. Condizioni di Fornitura.

Dall'intersezione dei dati della RDA con i dati del Rivenditore si ottengono tutti i dati per compilare l'ODA. Questa attività è automatizzabile (non è esattamente banale).

Conclusioni

Lo stato dell'arte della tecnologia digitale permette di applicare efficacemente il modello LT0 alla macrocategoria 3 (Acquisti a codice e di commodities da rivendita). In alcuni casi anche alla macrocategoria 1 (Acquisti a specifica) e 2 (Acquisti a disegno).

Evidentemente se la vendita è di serie che si ripetono, le serie successive alla prima hanno tutte le informazioni per andare in acquisto in tempo zero.

E' difficile categorizzare le caratteristiche che deve avere una PMI per poter adottare il modello LT0. Tutto dipende da quando è disponibile la progettazione, cioè quando ci sono le informazioni per acquistare e controllare la fornitura. Se la progettazione è disponibile dalla fase di vendita il modello è applicabile, e la Funzione Acquisti dovrà sviluppare strategie specifiche per ognuno delle tre macrocategorie. Viceversa, se la progettazione è disponibile dopo la vendita il modello è applicabile la dove i materiali hanno uno storico.

Ho avuto Clienti in cui il modello è stato applicato alle forniture che hanno uno storico, altri che progettano in fase di vendita, altri per cui questo non è un problema. La mia opinione è fare quello che è utile avendo consapevolezza del domani.

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