I sei "scheletri nell'armadio" nella Funzione Acquisti

Contesto

• Piccola e Media Impresa
• Funzione Acquisti

Introduzione

Le tecnologie digitali si stanno diffondendo in tutte le Funzioni Aziendali (esempio software per l'Industria 4.0) inclusa la Funzioni Acquisti, questo è sotto gli occhi di tutti. Si stanno diffondendo perché sono utili. Ovviamente la resistenza al cambiamento c'è e strada non è in discesa, perché cambiare strumenti di lavoro vuol dire cambiare modo di lavorare. 

Ostacoli tipici all'introduzione delle tecnologie digitali

Elenchiamo quali sono i principali (elefanti rosa) ostacoli nel caso specifico della Funzione Acquisti:

1. Scarsa qualità dei dati: 
• Quante Funzioni Acquisti posso affermare di avere dati di qualità? Dalla mia esperienza e non solo posso dire pochissime Aziende hanno dati di Acquisto puliti. Questa situazione esiste perché normalmente i report aziendali che arrivano ai vertici aziendali si basano sui dati di fatturazione, e solo su questi dati è fatto un controllo minuzioso. Solo i Responsabili Acquisti conoscono (o possono conoscere) la qualità dei dati della loro banca dati. 
• Le tecnologie digitali si basano sui dati; quindi, la scarsa qualità dei dati è evidentemente il principale ostacolo all'adozione delle tecnologie digitali. I dati dovrebbero essere puliti e nuove procedure dovrebbero garantire la qualità dei dati nel tempo.
2. Mancanza di integrazione delle applicazioni:
• Spesso la Funzione Acquisti utilizza più software isolati (esempio il gestionale per le Richieste Di Acquisto e gli Ordini di Acquisto; un software per gestire le non conformità; un software per gestire le e-mail; etc.). Di fatto le informazioni sono sparpagliate. Se ieri andava bene perché questo offriva la tecnologia, oggi la tecnologia si è evoluta e offre soluzioni integrate.
3. Mancanza di Budget per le tecnologie digitali:
• È diffusa, salvo casi di elite, la mancanza di investimenti in tecnologia per la Funzione Acquisti. Il trascorrere del tempo gioca a favore dell'élite che avrà cominciato prima è quindi disporrà di una mole maggiore di dati di qualità.
• Le tecnologie digitali sono utili per innalzare il livello di efficacia ed efficienza della Funzione Acquisti.
4. Mancanza di gestione del cambiamento:
• Il cambiamento deve essere gestito ed essere graduale. Serve un progetto nel tempo, che coinvolga tutta la Funzione Acquisti e gli stakeholder (portatori di interessi) interni all'Azienda ed esterni (Fornitori). È un cammino fermo, graduale è flessibile (perché man mano che si acquisisce conoscenza si potrebbe aggiustare il tiro).
5. Presenza di fogli di calcolo (sistemi improvvisati per la gestione delle trattative e Fornitori):
• Tutta quella miriade di fogli di calcolo, documenti word, e-mail sono un capitale di informazioni di proprietà dell'Azienda ma che l'Azienda NON ha accesso in tempo reale (silos di dati). Sono normalmente presenti in cartelle personali dei Buyer, e ogni Buyer li nomina e compila a sua discrezione.
• Normalmente è così difficile (costoso) recuperare questi dati che conviene abbandonare l'idea di recuperarli e accettare un periodo di transazione in cui i nuovi dati stanno in sistema digitale integrato e i vecchi dati stanno dov'erano, fino a quando diventano obsoleti. 
6. Mancanza di visibilità oltre ai Fornitori di Livello 1 (i Fornitori di Livello 1 sono i nostri Fornitori, i Fornitori di Livello 2 sono i Fornitori dei nostri Fornitori): 
• È un problema di rilievo quando una parte o più parti della Supply Chain sono compromesse per un lungo periodo di tempo come nel caso della pandemia.

Conclusione

Il quadro della situazione delineato vale in generale (stando alla mia esperienza e a quanto pubblicano da professionisti). Questi sono i principali ostacoli alla evoluzione della Funzione Acquisti, probabilmente in ogni caso specifico ci saranno ulteriori problematiche.

La strada è decisamente in salita, è esperienza. È una strada in salita perché:

1. Le Funzioni Acquisti sono normalmente troppo oberate di lavoro per guardarsi attorno. Come dice un vecchio adagio popolare È un cane che si mangia la coda.
2. Normalmente gli Amministratori Delegati o Titolari sviluppano piani di investimento in tecnologie ma raramente per la Funzione Acquisti (normalmente riguardano solo la formazione, l'hardware e la telefonia).

Alcuni perché è utile intraprendere questa strada:

1. Perché se vogliamo competere al pari dobbiamo avere gli strumenti di oggi;
2. Perché l'Azienda ha accesso alle sue informazioni in tempo reale e controllato;
3. Perché si amplia la parte digitalizzata del saper fare Aziendale.

Bibliografia

1. PROCUREMENT’S DIRTY LITTLE SECRETS di Samuel Jenks, Chief Growth Officer di Kodiak Hub;
2. Integration of multiple technologies for improvement of efficient Procurement system Jaime Robles, Vice President Procurement & Sourcing, Casey's

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