Il problema denominato: SILOS di dati

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Il processo in atto, di digitalizzazione massiva delle Imprese (Industria 4.0, Industria 5.0, etc.) e del loro contesto, rende inaccettabili problemi che prima erano stati accettati perché mancavano soluzioni a costi ragionevoli. Oggi ognuno di noi esperto di gestione e dinamiche aziendali ha sperimentato questo. Mi spiego con un esempio, se ieri accettavamo un tempo di giorni o settimane per la preparazione di un report (sulle vendite, sugli acquisti, etc.) oggi lo vogliamo disponibile in tempo reale e consultabile nello smartphone. 

Oggi la pratica più diffusa per gestire una Azienda e quindi una qualsiasi delle sue Funzione e quella del data driven, cioè prendere decisioni sulla base di dati (oggettive) piuttosto che senza dati (soggettive). Si rifa' ai concetti di Peter Ferdinand Drucker. Lo stato attuale dell'arte ha messo in luce che abbiamo un problema la dove nell'azienda i dati sono accessibili ma con limitazioni. Questa è la causa dei tempi lunghi di preparazione di alcuni report. In questi casi i dati devono essere preparati e poi trasferiti da un ambiente all'altro. A queste situazioni hanno dato il nome anglosassone di "silo". 

Il termine anglosassone "Siloed Processes" è il nome evocativo dato alla situazione in cui: 

Le informazioni NON sono adeguatamente condivise, ma piuttosto rimangono sequestrate all'interno di ciascun sistema o sottosistema. In senso figurato le informazioni sono intrappolate all'interno di un contenitore cosi come il grano è intrappolato all'interno di un silo: potrebbe essercene molto di grano, e potrebbe essere impilato abbastanza in alto ed essere liberamente disponibile entro certi limiti, ma non ha alcun effetto al di fuori di tali limiti. 

Questa immagine esorcizza molte situazioni aziendali. Permette di vedere il perché di alcune tensioni tra Funzioni Aziendali e non solo. Infatti i silo si stanno rivelando un ostacolo per le aziende che hanno pianificato un cammino di efficienza e efficacia e/o per quelle che desiderano utilizzare il data mining per migliorarsi.

I silo possono avere origine da:

  • Procedure aziendali;
  • Per scelta del Responsabile di Funzione;
  • Per impostazione del gestionale (ERP) - Normalmente le software house pongono rimedio, a quale prezzo è tutto da vedere;
  • Per giustificare attività altrimenti innutili.

La Funzione Acquisti vive e lavora con i dati. Quindi è ostacolata da questi silo. Ovviamente la situazione può essere diversa da Azienda ad Azienda. Alcuni esempio comuni a più Aziende:

  • Il gestionali (normalmente) non gestiscono la fase di Richiesta d'Offerta (RDO) e trattativa. Quindi i dati delle offerte, della tabella comparativa e delle condizioni di fornitura di ogni trattativa sono appannaggio solo del acquisitore. E sono per lo stesso acquisitore poco accessibili nella trattativa successiva;
  • Molti gestionali (anche blasonati) mancano di report standard dove per ogni ordine di acquisto sono aggiunti anche dati (amministrativi): data consegna da DDT; puntualità dei pagamenti, etc. 
  • Se avete un momento di difficoltà è dovete dilazionare i pagamenti normalmente i dati di vendor rating sono disponibili in un sistema a parte.

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