Questo articolo offre una panoramica mirata delle clausole comunemente utilizzate nei contratti transazionali. I titoli delle clausole sono intuitivi e guidano verso scelte consapevoli. È importante notare che questa trattazione non copre le specifiche necessarie per i contratti di acquisto destinati alla Pubblica Amministrazione (PA).
Condizioni di Fornitura (CdF)
Le CdF è lo strumento della Funzione Acquisti per gestire alcuni rischi d'acquisto di beni (materiali, macchinari, etc.). Le CdF è un testo normalmente scritto in gergo legale ed è suddiviso in articoli. Le CdF riassume gli impegni per ognuna delle parti e definisce le azioni in caso di mancato rispetto degli accordi. Le CdF sono efficaci se e solo se sono firmate da entrambe le parti.
È prassi comune che il compratore (buyer) emetta un documento di sintesi chiamato Ordine di Acquisto (ODA), allegando ad esso le Condizioni di Fornitura (CdF) e ogni altro documento necessario. Di norma, il venditore (seller) risponde con l'accettazione o il rifiuto dell'ordine.
Le Condizioni di Fornitura (CdF) si compongono di una serie di articoli, o clausole, che definiscono gli impegni e le responsabilità delle parti coinvolte. Ogni articolo stabilisce regole specifiche ed delinea le conseguenze in caso di violazione. Le Aziende personalizzano questi articoli in base alle proprie esigenze ed esperienze pregresse.
La selezione delle clausole da includere dipende dalla natura specifica dell'acquisto e dai rischi che l'Azienda intende mitigare. Ad esempio, le clausole per l'acquisto di un componente meccanico di grandi dimensioni differiranno da quelle per un impianto di produzione dell'ossigeno, sebbene possano condividere alcuni elementi comuni.
Di seguito, troverete un elenco esaustivo delle possibili clausole di un contratto transazionale. Questa varietà permette alle Aziende di costruire un contratto su misura, adattandolo alle peculiarità di ogni transazione e garantendo una gestione efficace dei rischi associati.
Lo sviluppo delle CdF standard dovrebbe essere eseguito con competenza e ogni buyer dovrebbe essere formato per acquisire consapevolezza.
Clausole tipiche:
- Aspetti generali:
- Contesto;
- Dichiarazione del Fornitore;
- Aspetti gestionali:
- Resa, imballo e cartellinatura;
- Data consegna;
- Condizioni di garanzia;
- Penale:
- Ritardata consegna;
- Mancata performance;
- Standardizzazione;
- Ispezioni, controlli e colludi;
- Divieto di subappalto;
- Risoluzione;
- Sospensione;
- Forza maggiore;
- Ricambi;
- Tutela brevettuale;
- Segretezza;
- Norme sulla privacy
- Aspetti amministrativi:
- Eventi di pagamento;
- Corrispettivo;
- Assicurazioni;
- Divieto di cessione del credito;
- Gestione del conflitto:
- Legge applicabile;
- Controversie;
- Limiti alla facoltà di opporre eccezioni;
- Indilazionabilità;
- Foro;
- In caso di cantiere:
- Danni recati in fase esecutiva;
- Sicurezza in cantiere, smaltimento rifiuti e pulizia;
- Assicurazioni;
- Ultimazione lavori.
Nota #1:
L'introduzione dei sistemi gestionali ha trasformato la gestione delle transazioni tra Acquirenti e Venditori. Questi sistemi hanno portato alla creazione dell'Ordine D'Acquisto (ODA), un documento strutturato che racchiude le informazioni essenziali dell'accordo di fornitura.
L'ODA è diventato uno strumento fondamentale per le attività quotidiane della maggior parte delle Aziende. Esso rappresenta una sintesi efficace dei dati chiave, facilitando la gestione operativa delle forniture.
È importante sottolineare che ODA e contratto, pur avendo alcuni punti in comune, sono strumenti distinti con funzioni specifiche. Mentre l'ODA si concentra sugli aspetti operativi immediati, il contratto offre un quadro più ampio e dettagliato degli accordi tra le parti.
Nota #2
Le moderne tecnologie hanno rivoluzionato la gestione dei contratti. Le applicazioni di Contract Lifecycle Management (CLM) offrono una soluzione completa per amministrare l'intero ciclo di vita contrattuale, dalla stesura alla conclusione. Questi strumenti consentono anche l'estrazione efficiente dei dati chiave, semplificando notevolmente il lavoro degli acquisitori e dei professionisti legali.
È ragionevole prevedere che, in molti contesti, queste innovative tecnologie sostituiranno l'Ordine D'Acquisto (ODA) tradizionale con un contratto più dinamico e integrato. Questo cambiamento promette di ottimizzare i processi e migliorare l'efficienza operativa.
Le soluzioni CLM si rivelano particolarmente vantaggiose per le Aziende che gestiscono un elevato volume di contratti d'acquisto quotidianamente. Offrono un approccio sistematico e centralizzato, riducendo errori e tempi di elaborazione, e garantendo una maggiore conformità e trasparenza nelle operazioni contrattuali.
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