Contract Lifecycle Management (CLM) per la Funzione Acquisti

Gestione dei contratti di acquisto. Anche in questo scritto parliamo di velocità di reazione ad un evento ostile alla nostra Azienda (per esempio il COVID-19). Dal punto di vista della Funzione Acquisti, una efficacie gestione dei contratti con i Fornitori permette di giungere a decisioni rapide e efficienti per il contenimento del danno. In questa ottica la gestione dei contratti è efficiente se fornisce in tempo reale al decisore la fotografia della situazione zumabile a piacere. Questo è possibile con piattaforme web conosciute con il termine anglosassone Contract Lifecycle Managenent (CLM).

In una azienda ci sono molte tipologie di contratto, esempio:

• Vendita;
• Acquisto;
• Personale;
• Banche;
• Affitto, noleggio;
• etc.

La complicazione di questi contratti è in aumento piuttosto che in diminuzione. La gestione tradizionale dei contratti è manuale, e richiede molte ore di lavoro. Ha tempi di analisi lunghi. Da qualche anno sono disponibili piattaforme web che hanno automatizzato questo lavoro e sono andati oltre. Hanno ridotto significativamente i costi e drasticamente i tempi.

I CLM sono piattaforme web per la gestione dei contratti. Ogni ordine di acquisto è un contratto. Un ordine nella sua forma più complessa include le Condizioni di Fornitura (CdF). Le CdF hanno lo scopo di regolamentare in dettaglio il rapporto di fornitura e tutelare l'Azienda. Le CdF sono composte da diverse clausole scritte normalmente dal legale dell'Azienda. 

Vediamo ora i principali "SI" una azienda dovrebbe dotare gli acquisti (e/o le vendite) di un CLM:

1. Per mette ordine tra i contratti;
2. Per dematerializza i contratti e semplificare l'e-procurement;
3. Per avere in tempo reale i dati di sintesi dei contratti sui quali decidere le reazioni immediate al cambiamento degli scenari;
4. Per ridurre il livello minimo di competenza necessarie per la creazione di  un contratto (informatizzazione delle regole di creazione di un contratto partendo da clausole standard);
5. Per ridurre i tempi di creazione e firma di un contratto;
6. Per tracciare le modifiche;
7. Per semplificare la consultazione e divulgazione alle persone giuste dell'Azienda;

Vediamo i principali "NO":

1. Queste piattaforme sono convenienti per Aziende che siglano molti contratti al mese.
2. Oggi (anno 2021), ho delle riserve sull'uso da parte delle Piccole e Medie Imprese manifatturiere. 

Parole chiave per sintetizzare cos'è un CLM:

1. Digitalizzazione dello storico contratti:
1. Censimento: il passaggio n. 1 per la maggior parte delle persone consiste nell'ottenere tutti i contratti cartacei esistenti in un punto centrale visibile. Se non hai un'idea chiara di quali contratti hai, non hai idea di quale sia la tua potenziale esposizione al rischio.
2. Acquisire i dati importanti dai contratti;
2. Librerie di clausole: ogni clausola standard pre-approvati dall'ufficio legale diventa un mattoncino del nuovo processo di creazione del contratto. 
3. Creazione guidata del contratto: la creazione guidata del contratto ha due valenze:
1. Offre agli utenti aziendali la possibilità di creare velocemente un contratto in accordo con la policy aziendale seguendo una procedura guidata e utilizzando la libreria delle clausole. La procedura guidata include:
1. Le clausole obbligatorie;
2. Le clausole che discendono dal contratto con il Cliente;
3. Le clausole raccomandate.
2. Rendere il riesame più facile al legale anche in caso di modifica di una o più clausole modello.
4. Approvazione: idealmente i contratti sicuri sono quelli che hanno solo clausole modello senza modifiche. negli altri casi le aziende necessitano di un processo di approvazione del flusso di lavoro per garantire che i contratti siano esaminati e approvati dalla persona giusta. Esempio: alcuni rischi devono essere approvati dal legale, altri dalla direzione, altri da reparti speciali come il credito, ecc.
5. Negoziazione: le tipiche esigenze del negoziatore sono: 
1. una lista di controllo dei problemi applicabili all'accordo;
2. un modo per tracciare le modifiche dall'originale o dall'ultima bozza.
6. Firma: quando il contratto è concordato, deve essere firmato da tutte le persone interessate e la copia firmate deve essere archiviata. In alcuni casi potrebbe essere necessario che qualcuno verifichi la corrispondenza tra la versione finale firmata e depositata e quella in uso.
7. Analisi: le imprese con molti contratti dovrebbero analizzare tali contratti in funzione del mutamento dello scenario. Dirigenti e professionisti legali e di gestione del rischio necessitano di report e sintesi per gestire i rischi ad hoc per scenari imprevisti. L'accesso semplice e in tempo reale alle condizioni contrattuali e ai dati consente alle persone di reagire tempestivamente ai nuovi scenari e di affrontare al meglio i rischi sensibili al fattore tempo.

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