Qual è l'impostazione giusta della Funzione Acquisti?

  

Contesto

• Piccola e Media Impresa.
• Funzione Acquisti.

Scopo

Lo scopo è dare risposta alla domanda: La mia Funzione Acquisti è idonea a perseguire gli obbiettivi con efficienza?

Obbiettivo

Identificare i criteri razionali per valutare il livello di idoneità della Funzione Acquisti al perseguimento degli obiettivi. 

Introduzione

Molte PMI impostano la loro Funzione Acquisti sul buon senso, sulle credenze, per imitazione di quello che vedono dai loro Clienti (normalmente impersonati da professionisti degli acquisti) e/o apprendono nei percorsi di certificazione dai consulenti delle norme ISO 9000. Quello che vedono sono aspetti esteriori, quello che non vedono sono i perché.

L'adagio popolare "paese che vai usanza che trovi" potrebbe essere modificato, senza alterare il significato, nel "Azienda che vai Funzione Acquisti che trovi". Ogni Funzione Acquisti lavora a modo suo per rispondere alle necessità dell'Azienda. Il fatto che una Funzione Acquisti coincida con il suo cliché, di perse, non è né giusto né sbagliato. L'importante è che assolva alla sua missione con efficienza ed efficacia.

Il fatto che la Funzione Acquisti coincida con il suo cliché NON è una condizione necessaria perché assolva alla sua missione con efficienza ed efficacia.

Criteri di Responsabilità - Gestione - Controllo

Criteri di Responsabilità

Basicamente la Funzione Acquisti ha il dovere di acquistare beni (materiali o immateriali) seguendo la scaletta di consegne prestabilita. Una definizione si fatta è troppo basica per essere usata in ambito aziendale; è necessario arricchirla di elementi come segue:

1. La Funzione Acquisti acquista beni solo su mandato. 
2. Il mandato, in gergo conosciuto come Richiesta D'Acquisto (RDA), è emesso ed è di responsabilità di una Funzione Aziendale indipendente dalla Funzione Acquisti. Il mandato:
1. Definisce compiutamente il bene da acquistare e i criteri di accettazione dello stesso (alcune volte i due aspetti sono mescolati).
3. La data di consegna e il luogo di consegna (spesso il luogo e sottointeso).

Se chi acquista è il proprietario dell'Azienda null'altro serve, perché negozierà accordi vantaggiosi, cercherà di pagare il meno possibile, dilazionerà i pagamenti il più possibile, e instaurerà rapporti duratori con taluni Fornitori. Viceversa, la Direzione aziendale adotterà la struttura organizzativa e gli strumenti tali per cui la Funzione Acquisti che faccia gli interessi dell'Azienda così come li farebbe il proprietario. 

La struttura organizzativa, ovvero la risultante delle scelte mediante le quali il lavoro è diviso, ordinato e coordinato all’interno della Funzione Acquisti dovrebbe essere costruita seguendo le seguenti criteri di responsabilità:

1. La Funzione Acquisti attiva il processo di acquisto nel momento in cui riceve il mandato (RDA).
2. La Funzione Acquisti può emettere un Ordine di Fornitura (ODA) se e solo se in accordo a:
1. RDA, data consegna e regole di accettazione Fornitori.
2. Clausole commerciali minimali per la mitigazione del rischio:
1. Tipologie di pagamento e dilazioni vietate (per esempio: le Lettere di Credito; dilazioni di pagamento inferiori a 60GG, etc.).
2. Condizioni di resa (INCOTERMS).
3. Condizioni Generali di Fornitura.

Criteri per la gestione del processo di acquisto - Aspetti salienti

1. Il processo è a capacità finita. Sembra una banalità, ma alzi la mano chi rifiuta lavoro perché è saturo. Nessuno alza la mano! La ragione è semplicemente tagliare il lavoro di preparazione alla trattativa e giocarsi il tutto per tutto nella trattativa, sapendo che si poteva fare meglio.
2. L'ordinato su base annua rispetta il Principio di Pareto (80/20): 
1. L'80% degli ODA hanno un valore totale pari al 20% del totale ordinato.
2. L'20% degli ODA hanno un valore totale pari al 80% del totale ordinato.
3. Le macro-tipologie d'acquisto (definite in funzione al genere della definizione della fornitura) sono:
1. Acquisto a identificativo Fornitore e/o codice generico (normalmente un codice).
2. Acquisto a disegno.
3. Acquisto a specifica tecnica.
4. La violazione all'accordo sancito nel ODA attiva una azione per la limitazione del danno.

Criteri per il controllo del processo di acquisto

Ovvero soglie per discriminare l'accettabile.

1. Limitazioni all'uso dei Fornitori (esempio: black list; lista Fornitori imposti dal contratto di vendita; etc.).
2. Budget per riga di RDA ovvero soglia di spesa.
3. Data di consegna per riga di RDA.

NB: se gli indicatori basati su queste limitazioni suggeriscono la presenza di un problema allora sarà necessario elaborare indicatori specifici per capire il problema.

Conclusioni

Qualsiasi acquisto fatto da una Azienda è un processo, cioè tutti gli acquisti hanno lo stesso iter. È naturale non porsi domande là dove gli acquisti sono fatti dal Titolare dell'Azienda. Si comincia a porsi le prime domande e fare i primi compromessi quando alcuni acquisti vengono delegati. Le domande e i compromessi crescono man mano che aumenta la percentuale di delega. 

I criteri di qui sopra servono per capire se la Funzione Acquisti ha una giusta impostazione. L'applicazione dei criteri richiede cum grano salis, e deve essere contestualizzata all'Azienda. Per esempio, ci sono Aziende più confidenti a investire in risorse umane che in strumenti per l'automazione delle attività per raggiungere gli obbiettivi. Altre che investono il minimo necessario per avere la fornitura nel caso 1 del principio di Pareto. I criteri servono per stanare i problemi di fondo che ostacolano la produttività e il raggiungimento degli obbiettivi. Sappi che le cause di fondo dei problemi possono essere di due tipi:

1. Procedure. Nel progressivo aumento della percentuale di delega si possono accumulare involontariamente delle inefficienze. In genere sono procedure che perdono senso ed efficienza nella progressione, tipicamente sono i "abbiamo sempre fatto così" oppure "è sempre stato fatto dagli Acquisti". 
2. Negligenza.

Questo testo è una sintesi di un argomento multidisciplinare. Alla prima lettura sicuramente avrai molti commenti che svaniranno alle successive letture. Ora hai tutto per capire l'impostazione giusta della tua Funzione Acquisti.

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