Regole base della Funzione Acquisti

In estrema sintesi le regola operative di base della Funzione Acquisti sono:

1. Rispetto della legge e della morale;
2. Rispetto del codice etico aziendale;
3. Il processo di acquisto è attivato unicamente da una autorizzazione formale (in gergo nota come Richiesta di Acquisto - RDA). I contenuti minimi della RDA sono:
1. Definizione Tecnica del prodotto e/o bene da acquistare. In termini generali deve:
1. Descrivere inequivocabilmente (per il mercato dei Fornitori) cosa deve essere fornito;
2. Listare le norme tecniche e/o leggi applicabili;
3. Descrivere inequivocabilmente (anche da soggetto terzo) i termini di accettabilità del prodotto e/o servizio;
4. Descrivere inequivocabilmente i requisiti dell'imballo. 
2. Tetto di spesa;
3. Data e luogo di consegna (nel caso di più date di consegna del prodotto e/servizio è necessario avere la programmazione - Time Schedule);
4. Condizioni di Fornitura standard e la lista delle deviazioni ammesse. Ogni deviazione dovrebbe avere una valutazione di importanza (condivise con l'entità legale che dovrà tutelare gli interessi dell'Azienda). 
5. Ulteriori vincoli particolari:
1. Modalità di pagamento ammesse;
2. Limitazioni agli eventi di pagamento;

Queste regole sono un buon punto di partenza per scrivere le procedure operative che riguardano a vario titolo la Funzione Acquisti. A mio avviso queste procedure dovrebbero essere:

1. Portatrici di valore aggiunto;
2. Semplici da capire e applicare;
3. Semplici da informatizzare;
4. Senza ostacoli al libero flusso del lavoro;
5. Chiare nell'assegnare le responsabilità;
6. Stabili.

Tutto questo funziona bene se è verificata la regola, tale per cui, l'Acquisitore è l'unico decisore (per il Fornitore) dalla data di emissione della RDA alla data di fine periodo di garanzia. È facilissimo capire se questa condizione è vera nella realtà. Se i fornitori riconosco all'acquisitore il ruolo di unico decisore (nei loro confronti) allora la regola è verificata. Viceversa, i Fornitori cercheranno ininterrottamente di rapportarsi con il decisore aziendale. In questa logica, il Fornitore conserverà l'ultimo prezzo per chi considera come decisore finale. In realtà il processo di penetrazione del Fornitore nell'Azienda è più complesso, ma per il contesto di questo scritto è sufficiente fermarsi qui.

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