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Contesto
- Piccola e Media Impresa.
- Funzione Acquisti.
Definizione: Leadtime (LT) è tempo tecnico dalla data di presa in carico della RDA alla data di consegna del Fornitore.
Scopo
Quanti problemi e perdite di guadagno nella Funzione Acquisti sono dovute ai Leadtime (LT) sbagliati? Qui daremo risposta a questa domanda.
Obbiettivo
Introduzione
Frequentemente manca la consapevolezza che sotto sotto ai problemi di programmazione della produzione e alla frequenza delle emergenze c'è un problema di qualità dei LT. Il problema di fondo della bassa qualità dei LT o è una procedura o è una persona. Per iniziare a addentrarci nel problema facciamo 3 casi:
- Se il LT è giusto il materiale o servizio sono consegnati a quella data che massimizza il profitto. Per esempio, se la fornitura fosse per produzione (quindi un pezzo da assemblare ad altri) la data di consegna dovrebbe essere prossima alla data di assemblaggio; se la fornitura fosse a magazzino la data di consegna dovrebbe rispettare il piano di consegne.
- Se il LT è troppo corto il Buyer dovrà lavorare e acquistare in condizione d'URGENZA. L'urgenza ha sempre un costo. Potrebbe essere un maggior costo (totale) d'acquisto e/o perdita di efficienza del Buyer, che deve interrompere le attività programmate per far fronte all'emergenza.
- Se il LT è troppo lungo il materiale sarà consegnato prima del necessario e di conseguenza i pagamenti (cashflow).
Come determinare il Leadtime corretto per annullare le perdite di guadagno
Aspetti base della Pianificazione Della Produzione
La Funzione Pianificazione della Produzione (FPP), come dice il nome pianifica la produzione. Quindi, calcola la data di consegna di ogni materiale e/o servizio previsto nella distinta o altresì detta Bill Of Material (BOM). In via semplicistica, il calcolo si basa su due categorie di dati:
- Tempi ciclo della produzione.
- LT dei Fornitori.
Gli strumenti (software) per la pianificazione possono essere:
- Statici se NON permettono ed è agevole la simulazione.
- Dinamici se permettono ed è agevole la simulazione.
Gli strumenti statici si prestano alla pianificazione di produzioni con pochi cambiamenti alla programmazione nella fase produttiva. Quelli dinamici, oltre ad andare bene per anche nel caso statico, permettono di gestire efficacemente sistemi produttivi con frequenti modifiche alla pianificazione.
Come ottenere dati di qualità sui LT dei Fornitori
La qualità della pianificazione, indifferentemente che lo strumento sia statico o dinamico, dipende dalla qualità dei dati di ingresso.
Se possiamo assumere che i Tempi ciclo della produzione siano corretti, aggiornati e perfettamente noti alla FPP, la stessa cosa NON possiamo dire dei LT dei Fornitori perché dipendono dai Fornitori che sono fuori dal controllo dell'Azienda acquirente. In sostanza, normalmente i LT dei Fornitori sono più approssimati dei Tempi ciclo della produzione. Quindi concentriamo la nostra attenzione sui LT dei Fornitori.
Normalmente i LT dovrebbero essere supervisionati e/o elaborati dalla Funzione Acquisti per il semplice fatto che conosce meglio di chiunque altro in Azienda il mercato dei Fornitori.
L'errore di programmazione è minimo se ad ogni lancio dell'algoritmo di programmazione (MRP) si interpellano i Fornitori per i LT. Questo è impossibile per la struttura organizzativa della maggioranza delle Aziende. Di conseguenza l'elaborazione è eseguita su dati sintesi dei dati storici degli acquisti (esempio: LT medio; LT ultimo acquisto; LT maggiore; etc.), qualche volta sono considerate anche le offerte e l'inserimento del dato è manuale.
NB: Qualsiasi calcolo che usi i soli dati storici da buoni risultati fintanto che il futuro sarà simile alla storia. Quando questo NON è verificato la previsione sarà decisamente diversa dalla realtà, o in eccesso o in difetto.
Hai già capito che se disponi di una connessione in tempo reale ai LT del Fornitore la tua pianificazione fa un salto quantico di qualità.
Quando si parla di approvvigionamenti si sa che NON esiste una regola unica per tutti i casi, piuttosto esistono regole per Classi Merceologiche (CM). Utilizziamo questa classificazione e distinguiamo i seguenti casi:
- Per alcune CM i LT potrebbero essere abbastanza stazionari o la frequenza di acquisto così elevata da rendere affidabile il calcolo del LT dai dati storici.
- Per altre CM gli acquisti sono così unici (oppure rari) che l'unico modo è considerare il LT presente in offerta Fornitore.
- Per le restanti CM:
- O si fa un accordo con il Fornitore per avere accesso in tempo reale ai LT.
- O si intervista periodicamente i Fornitori (francamente questa possibilità è pura fantasia, che può durare molto poco nella pratica).
- O si accetta un errore marcato del calcolo basato sui dati storici (in pratica si usa un LT lungo).
NB: Nel caso 1 potrebbe esserci delle forniture che fanno eccezione e quindi deve essere riservato un trattamento da caso 2.
Nella maggioranza delle PMI il caso 1 è sovra popolato, il caso 2 ha qualche decina di casi, e il caso 3 è inesistente. Ragione vuole che il profitto (non solo in Funzione Acquisti) porta a massimizzare il caso 3.
Conclusioni
Riassumendo la soluzione è:
- La FPP dovrebbe usare una tipologia di software detta Advanced Planning and Scheduling (APS) per gestire efficacemente le dinamiche di cambio produzione.
- La Funzione Acquisti deve decidere per ogni CM cosa fare per assicurare la qualità del dato LT, contrattualizzando dove serve l'accesso in tempo reale ai LT del Fornitore.
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