Obbiettivi per categoria di spesa

Normalmente le Aziende, piccole o grandi che siano, fissano un sistema di misura e gli obbiettivi (semestrali o annuali) alla Funzione Acquisti. Uno su tutti è il guadagno percentuale sul valore massimo di spesa (noto anche coi termini: budget, costo target, costo obbiettivo, etc.). Questo tipo di obbiettivo indipendente dalla Classe Merceologica è piatto, nel senso che tratta allo stesso modo acquisti diametralmente diversi (esempio: l'acquisto da 1mio€ e quello da 1€). Inoltre, lo stesso valore obbiettivo è applicato a forniture che hanno un peso diverso nella catena del valore. Questa logica porta l'acquisitore a cercare il guadagno (di denaro) ovunque e indistintamente anche là dove il tempo è più premiante per l'azienda.

Questa logica di obbiettivo (per la Funzione Acquisti) ha il vantaggio di essere di semplice calcolo e lo svantaggio di spingere il professionista degli acquisti a trattare tutti gli acquisti alla stessa stregua, indipendentemente dalla classe merceologica. Normalmente ci sono delle classi merceologiche dove il principale parametro è il prezzo, altre dove lo è il tempo di consegna, altre ancora dove lo è la qualità. Per esempio: l'accanirsi nella negoziazione oltre il limite massimo di tempo potrebbe avere come contraltare delle perdite per ritardata consegna superiori ai guadagni.

Per ovviare a questa critica si dividere l'insieme degli acquisti in categorie di spesa omogenee o Classi Merceologiche (esempio: motori elettrici; valvole; trasmissioni; riduttori; etc.) e si assegna ad ogni categoria un obbiettivo. Per alcune categorie potrebbe rimanere il guadagno percentuale, per altre la percentuale di ritardo, etc. 

Alcune considerazioni:

1. Questo è uno strumento della direzione aziendale per allineare e focalizzare Funzione Acquisti agli obbiettivi aziendali. 
2. Questo strumento permette di focalizzare anche le Funzioni Aziendali che collaborano con la Funzione Acquisti. 
3. Questo strumento funziona là dove ci sono dati di qualità.

Constatato che dobbiamo dividere l'insieme degli acquisti in categorie di spesa, si pone il problema di descrivere la regola per identificare operativamente le categorie di spesa. Il processo è per iterazioni successive. L'idea guida è: raggruppare gli acquisti che sono simili per tipologia e reperibilità. Si inizia con la prima iterazione, normalmente costituita da:

1. si intercetta nella banca dati di acquisto quel campo (esempio il campo descrizione del bene), che includa le informazioni necessarie per assegnare quell'oggetto a una precisa categoria merceologica;
2. si fissa l'obbiettivo per ogni classe merceologica;
3. si costruisce il report che confronta il valore misurato con il valore obbiettivo;
4. si valuta la qualità di ogni aspetto del report. Per ogni classe merceologica si esprime un giudizio:
1. accettato: i beni sono associati correttamente alla classe merceologica;
2. accettato con riserva: alcuni beni sono associati erroneamente alla classe merceologica ci riserviamo "x" mesi di sperimentazione;
3. rifiutato: la regola di associazione deve essere rivista
5. si ripete il processo fino a quando il criterio di associazione del bene alla classe merceologica è accettato per tutte le classi merceologiche.

Su come fare la spend analysis c'è moltissimo materiale in rete. Il concetto è intuitivo, ma se vuoi farti una idea veloce, ti consiglio di guardare il video al link (in inglese). La spend analysis quando è consolidata, deve essere fatta regolarmente, meglio se in tempo reale al bisogno.

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