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Fondamentali della Funzione Acquisti, organizzazione e strumenti digitali

 


Contesto

  • Piccola e Media Impresa.
  • Funzione Acquisti.

Obbiettivo

Fornire un metodo razionale per affrontare a proprio vantaggio la spinta esponenziale delle tecnologie digitali.

Introduzione

Gli strumenti digitali odierni sono così dirompenti, diversi e in evoluzione esponenziale rispetto ai precedenti da far nascere la necessità di cambiare. Sappiamo che le strutture organizzative e il loro modo di lavorare dipendono dagli strumenti. Quindi se gli strumenti cambiano drasticamente le Organizzazioni necessariamente si dovranno adattare. Nello specifico della Funzione Acquisti consideriamo l'opportunità di dover ripartire dai fondamentali per ridisegnare le parti obsolete dell'organizzazione della Funzione Acquisti. Allontaniamo da noi l'idea di fare rattoppi e concentriamoci su cosa realmente rende grande il nostro business.

Il metodo: 

Nel dubbio aggrappati ai fondamentali e accelera

Ricordarci dei fondamentali della Funzione Acquisti permette di fondare ragionamenti su basi solide come la roccia e costruire strutture resistenti.

I fondamentali della Funzione Acquisti

Definizione di fondamentale:

Che costituisce il principio essenziale su cui si fonda una realtà, una situazione. (Tratto dal Corriere della Sera)

Stranamente non esistono trattati sui fondamentali della Funzione Acquisti. Un po' tutti i fornitori di soluzioni digitali vanno in ordine, apparentemente, sparso e risolvono problemi specifici. Propongo di adottare come fondamentali della Funzione Acquisti i seguenti:

  1. Conoscere il mandato: cioè i vincoli: budget; tempi; qualità; tecnici; amministrativi; legali; etici; etc.
  2. Conoscere con chi si entra in affari e il contesto: cioè la conoscenza del mercato dei fornitori;
  3. Conoscere gli interessi degli stakeholder: cioè dei portatori di interessi.

Le odierne tecnologie digitali per la Funzione Acquisti

Il tema è ampio e in continua evoluzione, qui mi limito alle cose salienti.

Attualmente gli strumenti digitali che a mio avviso fanno la differenza sono in ordine di fattibilità:

  1. E-procurement:
    • Sono piattaforme web del tipo end-to-end (cioè si fa tutto li). Automatizzano il processo di gara d'acquisto, tracciano, raccolgono dati e fanno statistiche. Normalmente hanno un'area dove i Fornitori possono inserire i loro dati per il processo di qualifica.
  2. Connessione dati Fornitore:
    • Il Fornitore condivide parte dei sui dati necessari all'Acquirente per compilare l'Ordine di Acquisto (ODA);
    • Il Fornitore condivide parte dei sui dati di fabbricazione necessari all'Acquirente per gestire in tempo reale:
      • anticipi, ritardi ed etc. della data di consegna;
      • tempi e capacità produttiva disponibile;
      • etc.
  3. Contract Lifecycle Management:
    • Sono piattaforme web dove le informazioni importanti sono estratte dai contratti usando il machine learning. Inoltre gestiscono la creazione di contratti scegliendo tra le componenti standard quelle che soddisfano i requisiti delineati dalle Funzioni Aziendali. Si usano quando la gestione dei contratti è onerosa.
  4. Negoziazione Autonoma:
    • Idonea ai fornitori di coda, cioè ai fornitori che hanno un basso valore ordinato su base annua. Attualmente il costo elevato limita l'uso alle grandi multinazionali.

 A questi strumenti si affiancano tutte quelle integrazioni e/o modifiche al gestionale (ERP) che automatizzano le attività. Normalmente si inizia aggredendo un problema di inefficienza, si prosegue trovando le cause di fondo e si risolve con regole semplici e automatizzabili per quanto possibile.

Conclusione

Gli strumenti digitali hanno la vocazione di automatizzare le attività, quindi aumentano l'efficienza e l'efficacia della Funzione Acquisti se l'uomo (indipendentemente dal genere) gli sfrutta con procedure razionali e in coscienza. 
Sono strumenti a supporto delle attività umane. 
Sono strumenti che richiedono un cambiamento di forma mentis.
Sono strumenti che richiedono sperimentazione e la ricerca della verità (piuttosto che della propria ragione).


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