Funzione Acquisti: Evolvere o NON evolvere?

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Molti potrebbero pensare che la Funzione Acquisti sia già arrivata, o sia prossima, alla sua massima evoluzione. 
Le grandi Aziende, le multinazionali sono impegnate da sempre nel miglioramento continuo del loro Sistema di Acquisto. Mentre nelle Piccole e Medie Imprese con un organico della Funzione Acquisti fino a quattro o cinque persone resiste la vecchia maniera di fare Acquisti. Col termine vecchia maniera intendo, per esempio, ma senza limitarmi a:

  • il flusso (perlopiù) imprevedibile (agli acquisitori) e continuativo di Richieste d'Acquisto (RDA) che invade la Funzione Acquisti;
  • il massiccio data entry che occupa una parte importante della giornata. Le informazioni sono copiate da un sistema all'altro (dal gestionale a e-mail e viceversa; da file Fornitore a gestionale; etc.);
  • l'accumulo decentralizzato, destrutturato e ridondante delle informazioni: un po' nel gestionale (ERP); un po' nella rete Aziendale; un po' nelle e-mail; un po' in file Excel personali; un po' in file Word personali, etc. 

Più di qualche decennio fa, la Funzione Acquisti fece l'ultimo salto evolutivo con l'avvento di Internet, della e-mail e del BlackBerry. Vent'anni sono passati. Oggi il digitale ha fatto un enorme passo avanti, che sta spingendo l'evoluzione della Funzione Acquisti verso elevati standard di efficacia e efficienza, per esempio:
  • riducendo notevolmente le attività basiche quotidiane (robotizzazione delle attività, etc.);
  • accentrando e strutturando il salvataggio delle informazioni Aziendali;
  • spostando più a monte il baricentro delle attività della Funzione Acquisti (perché ora esistono dati digitali, raggiungibili e analizzabili con software).

Riflettiamo. Oggi tutti noi diamo per scontato il livello di servizio offerto da "Amazon" o chi come lui. Ed è spontaneo per tutti noi aspettarsi qualcosa di simile dalla Funzione Acquisti della nostra Azienda. Questa aspettativa è possibile, è promettente, ma è tutt'altro che una passeggiata di salute (per molte Funzioni Acquisti). Perché richiede:

  • un cambio culturale ad ogni singolo elemento della Funzione Acquisti;
  • un minimo di investimenti in informatica.

Nell'ipotesi in cui la Funzione Acquisti dell'Azienda "X" decida di rimanere "alla vecchia maniera" cioè cosi com'è senza evolvere. Allora in questa ipotesi rinuncerà a migliorare drasticamente la propria efficienza e sarà gioco forza costretta, in alcuni casi, a utilizzare gli strumenti digitali dei fornitori più evoluti (questo potrebbe ridurre ulteriormente l'efficienza). Intendiamoci ci sono Aziende che operano in contesti con marginalità cosi alte che la dirigenza risulta insensibile ai risparmi della Funzione Acquisti. Per tutte le altre Aziende i risparmi della Funzione Acquisti fanno la differenza.  

In che direzione andare? 

Sicuramente ognuno di noi avrà le sue valide idee sull'evoluzione. Necessariamente l'evoluzione è un percorso senza arrivo. La digitalizzazione è una parte dell'evoluzione dall'altra parte c'è la capacità di usare questa tecnologia per estrarre valore. Usando una metafora mineraria, la digitalizzazione equivale alla dinamite nell'estrazione mineraria. Su questo siamo sicuramente tutti d'accordo. Continuando con il ragionamento. Davanti a noi si presentano due strade estreme per l'evoluzione digitale:
  1. Digitalizzare il modo di fare attuale.
  2. Adottare un modo di fare che massimizza i vantaggi offerti dal digitale:
L'intuito e la ragione portano al caso 2. Per il semplice fatto che l'attuale modo di fare acquisti nasce dal sapiente uso di strumenti di un'epoca che fu e ora ci sta lasciando velocemente.

Più in dettaglio penso (e sono in buona compagnia) che gli acquisti dovrebbero tendere a:

  • Instaurare uno scambio dati in tempo reale con i fornitori (esempio: giacenza; lead time; prezzi unitari; etc). Lo scambio dati in tempo reale è necessario per abbattere i tempi di preparazione ordine e in vista di una compilazione automatica ordine.
  • Azzerare il tempo tra l'evento di notifica fabbisogno (Richiesta d'Acquisto) e l'evento emissione ordine, quindi emissione automatica ordini.
  • Automatizzare le attività basiche quotidiane;
  • Accumulare dati di qualità. 

Conclusioni

Possiamo pensare che:
  • alcune cose sono più grandi di noi. Quindi o le accettiamo o ne paghiamo e conseguenze;
  • alcune cose sono così affascinati e innovative che o ci lasciamo rapire o le valutiamo per il valore e l'aiuto che ci possono dare per il nostro fine.  
Personalmente sono per l'ultimo caso ( ....  valutiamo per il valore e l'aiuto che ci possono dare per il nostro fine).



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