Ridurre il rischio di mancanza materiali e rincari

 

Contesto

• Piccola e Media Impresa.
• Funzione Acquisti.
• Preventivazione & Forza Vendite

Scopo

La fretta è sempre una pessima consigliera e le previsioni sono tanto più nebulose quanto sono più in là nel tempo. Se da un lato è corretto che la Funzione Acquisti approvvigioni solo su mandato (Richiesta D'Acquisto - RDA), dall'altro nulla vieta che la Funzione Acquisti negozi su una previsione. Lo scopo che mi sono prefisso con questo testo è proprio di dare risposta alla domanda: Come posso e in quali condizioni ridurre il rischio di mancanza di materiale e rincari usando i preventivi di vendita, o più in generale le informazioni disponibili prima della RDA?

Introduzione

È incredibile come il contenuto informativo dei preventivi sia poco usato dalle Aziende. Eppure, sono una fonte di informazioni utili alla Funzione Acquisti per ridurre il rischio di mancanza materiali e rincari. Queste informazioni possono essere messe sul tavolo negoziale di una RDA, per esempio, per opzionare forniture vantaggiose da esercitare in futuro, oppure si possono riservare degli slot produttivi, o qualsiasi cosa che vi è utile. Solo facendo così il Fornitore ci dirà come realmente vede il futuro prossimo, ed è questa l'informazione più importante per le Vendite e per la Funzione Acquisti.

Obbiettivo

Come in pratica ridurre il rischio di mancanza materiali e rincari.

Come ridurre il rischio di mancanza materiali e rincari

Presupposti

L'argomento è intuitivo, ma per renderlo realizzabile è bene chiarire i presupposti:

• L'Azienda deve avere un processo di preventivazione.
• L'Azienda deve avere un processo di assegnazione dello stato offerta.
• L'Azienda vuole condividere alcune informazioni di vendita con la Funzione Acquisti.

Stati di una offerta

Per i nostri fini concentriamoci su una porzione del flusso (vedi schema sotto), questa porzione inizia con il primo invio d'offerta al Cliente e termina con la consegna del prodotto e/o servizio (in generale bene). 

Ogni Azienda ha il suo modo (lessico) per identificare lo stato (probabilità di successo) di una offerta, qui uso i colori:

• Blue: Offerta con bassa probabilità di successo.
• Arancione: Offerta con media probabilità di successo.
• Rosso: Offerta con alta probabilità di successo.

Man mano che il tempo passa aumenta la qualità delle informazioni. Le offerte nello stato rosso hanno una sufficiente probabilità di buon fine e qualità dell'informazione per essere prese in considerazione (normalmente). 

Metodo

Come posso migliorare il potere contrattuale nella trattativa "X"? Semplicemente ingrandendo l'affare opzionando forniture concrete e verificabili. Il metodo è composto da due fasi:

1. Analisi dei dati:
1. Analisi dei preventivi rossi (consiglio di limitarsi a quelli con più alta probabilità di successo).
• PS: L'analisi dei dati risulta più facile quando ad ogni riga di preventivo è associata una Classe Merceologica (o Categoria di Spesa).
2. Analisi dei preventivi di vendita e delle clausole contrattuali della vendita.
2. Aggiunta al piatto negoziale delle opzioni per aumentare il potere contrattuale o per semplice convenienza.

In funzione della Macro Classe della fornitura (vedi sotto in grassetto) che stiamo negoziando le soluzioni tipo sono:

1. Acquisti di semilavorati 
• I preventivi dovrebbero avere la lista dei principali semilavorati con le quantità. Questa informazione unita con la previsione dell'andamento dei prezzi permette di valutare la convenienza di fare magazzino oppure no! 
2. Acquisti a Codice (o acquisti da rivenditore):
• I preventivi potrebbero avere la lista completa dei codici oppure parte di essa e il restante accorpato in un valore (in EURO). In entrambi i casi al Fornitore si opziona un volume di fornitura contro un ulteriore sconto e/o barattando un servizio aggiuntivo. Questo vale anche nel caso di acquisti per magazzino.
3. Acquisti a disegno (terzisti):
• Normalmente i preventivi fanno riferimento o sono parametrizzazioni a dati storici, raramente sono sintesi di richieste d'offerta (in fase di vendita). Vale la pena considerare solo le forniture più costose e/o (veramente) critiche per un qualche motivo. In entrambi i casi al Fornitore si può opzionare:
• uno slot produttivo;
• un sistema di calcolo del prezzo;
• lo sblocco dell'acquisto delle materie prime.
4. Acquisti a Specifica Tecnica (progettazione e produzione - in alcuni casi anche installazione).
•  Se nei primi due casi i tempi di consegna sono relativamente brevi, in questo caso sono mediamente lunghi. In questo caso al Fornitore si può opzionare:
• una fornitura;
• uno slot produttivo;
• una regola per calcolare il prezzo;
• lo sblocco dell'acquisto delle materie prime.

Analisi dei preventivi

L'analisi dei preventivi deve essere automatizzata, è impensabile al giorno d'oggi pensare una cosa diversa. Ogni Azienda ha il suo metodo di preventivazione e normalmente usa Excel, è quindi impossibile dare una risposta puntuale. Quello che si può dire è questo:

1. L'entrata o l'uscita di un preventivo dallo stato rosso deve attivare o disattivare la procedura automatica di analisi del preventivo.
1. Qual ora l'analisi di un preventivo non sia in tempo reale, una qualsiasi modifiche deve attivare la procedura automatica di analisi. 
2. Le righe di preventivo soggette ad analisi devono essere identificate da un capo specifico.
3. L'analisi deve essere condivisa tra Forza Vendite, Funzione Acquisti, Produzione e Direzione.  

Conclusioni

Posso avere maggiori guadagni o in caso di congiunture negative (ridurre il rischio di mancanza di materiali e rincari) se espando la visuale della Funzione Acquisti più a monte della data emissione RDA. Si entra in ambito d'incertezza dove è necessario impegnare il Fornitore, mentre l'impegno dell'Acquirente si può attivare al verificarsi di eventi di vendita specifici. Inoltre, sono acquisite dai Fornitori informazioni sulla scarsità e fluttuazioni dei prezzi che sono importantissime per calibrare l'azione d'offerta della Forza Vendite e quindi prevenire le emergenze post emissione RDA che possono causare la ritardata consegna al Cliente.

La pace tra Forza Vendite e Funzione Acquisti è auspicabile ed è utile a entrambe. Avendo esperienza in entrambi gli schieramenti so che è difficile, ma so che è anche possibile, entrambe negoziano per l'utile dell'Azienda. 

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