Contesto
- Piccola e Media Impresa.
- Funzione Acquisti.
Scopo
Abbiamo un problema "la nuova normalità" e abbiamo anche la soluzione "le tecnologie digitali". Abbiamo anche delle forze che tendono a mantenere lo status quo, altre sono indifferenti, altre ancora spingono per la sperimentazione. Abbiamo anche carenza di competenze.
La prospettiva di questo scritto è sintetizzata dall'adagio popolare: Chi si ferma è perduto.
Introduzione
In un recente sondaggio (link al sondaggio) che ho fatto su LinkedIn la domanda era:
"In questa nuova normalità di quanto è aumentato il lavoro in Funzione Acquisti?".
Più del 50% hanno risposto con il grado più severo (moltissimo) previsto, il 30% con il grado precedente. Il campione che ha partecipato al sondaggio è variegato (multinazionali e PMI) ma esiguo e non rappresentativo della situazione italiana. Supponiamo per assurdo che lo sia.
Obbiettivo
Dimostrare che l'extra lavoro generato dalla nuova normalità può essere abbattuto utilizzando con saggezza le tecnologie digitali, aggiustando la governance e con una buona dose di coaching.
Analisi dell'extra lavoro generato dalla nuova normalità
Supponiamo per assurdo che il sondaggio sia rappresentativo per il territorio nazionale italiano. Distinguiamo tre fasi temporali concatenate e una trasversale:
1. Negoziazione - Tra Richiesta D'Acquisto (RDA) e Ordine Di Acquisto (ODA).
In questa prima fase il professionista degli acquisti svolgerà un lavoro extra per mitigare il rischio. Per esempio:
- scouting in aree geografiche alternative;
- attiverà tavoli di collaborazione tra Fornitori e Ufficio Tecnico, Programmazione della produzione, Qualità, Logistica, Produzione, Amministrazione per definire le azioni per la riduzione del rischio;
- concorderà con i Fornitori le azioni che saranno intraprese in caso di blocco della produzione (esempio cambio Fornitore);
- etc.
2. Fabbricazione - Tra ODA e data materiale pronto per spedizione
In questa seconda fase il professionista degli acquisti svolgerà un lavoro extra per gestire gli eventi che bloccano o rallentano la produzione previsti contrattualmente e anche quelli NON previsti (vedi Contratto Relazionale). 3. Trasporto - Tra data materiale pronto per spedizione e data consegna
In questa terza fase il professionista degli acquisti ha un controllo sugli eventi per fasce temporali. Tanto più è grande la distanza di trasporto tanto più sono brevi le fasce temporali di controllo. Mi spiego, una volta che il container è caricato sulla nave all'ancora del porto di Shangai e fino al porto di arrivo, non è possibile fare niente, salvo essere aggiornati. In un modello di approvvigionamento all'ultimo, l'interruzione della catena dei trasporti è tra gli eventi negativi quello peggiore perché il Fornitore ha prodotto la fornitura (e vorrà essere pagato), l'Azienda acquirente ha finito il tempo e andrà in ritardo, è la merce è nel limbo.
4. Fase trasversale
La fase trasversale alle altre fasi ha il senso di raccogliere e analizzare dati, che saranno utili nella fase di Negoziazione. Per esempio:
- attiverà tavoli di collaborazione con la Funzione Tecnica, Produzione, Programmazione, Magazzino per aumenterà il livello delle scorte dei materiali a più elevato rischio;
- attiverà tavoli di collaborazione e condivisione con la Funzione Vendite con l'obbiettivo di migliorare la consapevolezza e le tecniche di mitigazione del rischio;
- etc.
Conclusioni
Il tempo è la variabile principale.
La velocità di reazione fa la differenza.
L'informazione e l'analisi contribuiscono alla qualità delle decisioni.
Mi spiego, è nella fase di negoziazione che il professionista degli acquisti seleziona il Fornitore secondo i canoni convenzionali (qualità, prezzo, etc.) e il rischio (correlato alla nuova normalità). Il lavoro del professionista degli acquisti dovrà essere proattivo per la riduzione del rischio piuttosto che limitato alla sola valutazione del rischio. Per essere proattivo dovrà avere competenze vaste dal tecnico al contrattuale, all'analisi dei dati, al team working, questo ruolo dovrà essere parte della governance dell'Azienda. Dovrà conoscere l'esistenza e avere accesso a informazioni di terze parti in tempo reale (o quasi). Dovrà fare tutto questo in tempi brevi, il modello ante 2020 è praticamente impraticabile, ora per iniziare serve: competenze specifiche; piattaforme cloud per incanalare il lavoro di negoziazione (tecnica e commerciale) di ogni ODA e per ogni Fornitore; accesso a supporto esterno in tempi brevissimi.
Alla fine, tutto ruota attorno al tempo, se mancano gli strumenti o le competenze o il supporto esterno, un professionista farà quello che potrà e nel tempo che avrà a disposizione.
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