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Vendors Onboarding

 


Contesto

  • Piccola e Media Impresa.
  • Funzione Acquisti.

Scopo

Fornire una panoramica su cosa si intende ed è il Vendor Onboarding e gli aspetti principali che governano la digitalizzazione di questo processo.

Introduzione

Il processo che porta in Azienda i dati necessari e ha le regole per distinguere i Fornitori idonei dagli altri è chiamato Vendor Onboarding. 

Un tempo, poco lontano, per lavorare con il Fornitore era sufficiente conoscere pochi dati fondamentali (dati fiscali e bancari). Oggi la mole di dati è aumentata notevolmente per la legislazione sulla privacy (che dipende da stato a stato), norme ESG (vedi Articolo: Germania: Legge sulla catena di approvvigionamento (Supply Chain Due Diligence Act)), norme locali, e per le norma specifiche per settore. 

Oltre a questi dati ci sono i dati per misurare la capacità di fare del Fornitore.

Obbiettivo

Dimostrare l'utilità (e necessità) della digitalizzazione del processo di Vendor Onboarding.

Processo di Vendor Onboarding

Quello descritto nell'Introduzione è quello che oggi l'Azienda Acquirente deve governare e la Funzione Acquisti utilizzare con efficienza.

PS: L'Azienda Acquirente potrebbe delegare il governo del Vendor Onboarding a una Funzione indipendente dalla Funzione Acquisti oppure, se impossibile, alla Funzione Acquisti stessa, dipende da caso a caso.

Limiti del sistema di Vendor Onboarding tradizionale

Il sistema tradizionale di raccolta, aggiornamento e gestione dei dati (composto da questionari da compilare a carico Fornitore) potrebbe andare in crisi già con una lista lunga 100 Fornitori. Le possibili cause sono:

  1. Tempi lunghi di qualifica Fornitore.
  2. Inefficienze dovute alla diversità dei dati che implica la collaborazione di più persone di Funzioni diverse.
  3. Errore umano.
  4. Colli di bottiglia.
  5. Aggiornamento dei dati.

È degna di nota l'osservare che la crisi del sistema di Vendor Onboarding penalizza in primis la Funzione Acquisti (senza che la stessa abbia controllo e azione diretto sul processo) quando ha urgenza. Da questa ottica, normalmente, il tutto è visto come burocrazia (in senso dispregiativo).

Aspetti principali del sistema di Vendor Onboarding digitale 

Attualmente in commercio esistono diverse piattaforme web il Vendor Onboarding nelle quali è il Fornitore che inserisce i propri dati. A grandi linee il percorso Fornitore ha le seguenti fasi:

  1. Registrazione del Fornitore nel portale (username e password).
  2. Selezione del tipo di qualifica.
  3. Caricamento dei dati con data di fine validità.
  4. Valutazione richiesta di qualifica, si distinguono due casi:
    1. La richiesta di qualifica è processabile in automatico.
    2. Alcuni dati della richiesta di qualifica devono essere vagliati da un umano.
  5. Consegna esito richiesta di qualifica al Fornitore.
    1. Positivo: Fornitore inserito nella lista richiesta con data validità.
    2. Negativo: Richiesta respinta con motivo
    3. Riserva: Fornitore inserito nella lista richiesta con riserva con data validità.
  6. In caso di aggiornamento dati:
    1. Il Fornitore accede (logandosi) alla piattaforma web e modifica i dati.
    2. Le regole della piattaforma distingueranno le modifiche che devono essere approvate da un umano da quelle approvate in automatico.
    3. Feedback al Fornitore esito modifica. 
In generale il processo di Vendor Onboarding presente nelle piattaforme web è adatto (adattabile) alla stragrande maggioranza delle Aziende.

Quello che rende una piattaforma web adatta a un Azienda è la possibilità di essere connessa e colloquiare in tempo reale (a un prezzo accessibile) con il gestionale (ERP).

Conclusioni

Più passa il tempo più sembra aumentare la mole di dati di Vendor Onboarding che l'Azienda Acquirente deve raccogliere, aggiornare e gestire. La mole di dati e il ciclo di aggiornamento, sono tali che la soglia di convenienza economica delle piattaforme web potrebbe iniziare già da 100 Fornitori soprattutto se l'Azienda Acquirente lavora con la Pubblica Amministrazione.

Gli aspetti importanti a mio avviso sono altri:

  1. Questa tecnologia abilità la possibilità di gestire solo i dati strettamente necessari per il tipo di qualifica scelta dal Fornitore, e di gestire in automatico i reminder Fornitore all'avvicinarsi della data di fine validità qualifica.
  2. La raccolta dati è strutturata e di qualità.
  3. I dati raccolti possono essere usati per alimentare piattaforme per la raccolta di ulteriori informazioni sul web.
  4. Tutti gli stakeholder sono aggiornati in tempo reale. 

È un vantaggio anche per il Fornitore che può scegliere il tipo di qualifica e i dati che dovrà inserire saranno solo quelli strettamente necessari. Inoltre, queste piattaforme web sono un canale di auto candidature dei Fornitori da inserire nel sito web dell'Azienda Acquisitrice.




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