Funzione Acquisti Agile - Introduzione

Contesto

• Piccola e Media Impresa.
• Funzione Acquisti.

Scopo

Introduzione al pensiero Agile calato nel contesto della Funzione Acquisti. Lo scritto va oltre al caso specifico "Agile procurement". 

L'esercizio è complicato e ancora inesplorato in tutta la vastità della Funzione Acquisti. La lettura risulterà più semplice (mi auguro) se la concentrazione è rivolta a fare le cose che servono al Cliente piuttosto che: alla burocrazia; alle prese di posizione arbitrarie; a "abbiamo sempre fatto così"; etc.

PS: tra le cose che servono al Cliente c'è la nostra capacità di gestire con successo e profitto il lavoro che ci ha commissionato.

Bisogna essere chiari, non troverai qui la soluzione ai tuoi problemi ma la strada per risolverli.

Introduzione

Il modello della Funzione Acquisti convenzionale si è dimostrato adatto per le dinamiche ante pandemia, è troppo rigido per seguire le dinamiche generate dai disastri (pandemia e guerra) di questo periodo storico e dall'esponenziale evoluzione digitale.

Oggi la metodologia Agile è ritenuta dai più la migliore risposta all'attuale situazione storica. Di seguito saranno calati nella realtà della Funzione Acquisti i principi della metodologia Agile (ricordo che la metodologia Agile è nata per gestire progetti di sviluppo software).

L'argomento è difficile da interiorizzare perché è molto distante dalle dottrine e tecnologie che ci hanno forgiato per lo meno dall'era FORD ad oggi. Quindi se qualcuno farà fatica a capire, mi scuserò ora e non me ne voglia.

Nota #1

Di per sé dire che la Funzione Acquisti deve essere agile è vago, evoca emozioni ma come lo metto a terra? Va da sé che dobbiamo dire a quali impulsi la Funzione Acquisti deve essere agile. Oggi i principali impulsi (in bozza) all'istituzione della Funzione Acquisti sono:

• Interruzione repentina di una o più delle nostre catene di fornitura.
• Time to market (inteso come tempo per rendere disponibile il nostro prodotto o servizio al Cliente) in continua riduzione (per la precisione è una sollecitazione a rampa piuttosto che a gradino).
• Oscillazioni della domanda (impossibili da seguire per la nostra Azienda).
• Progresso digitale (per la precisione è una sollecitazione esponenziale piuttosto che a gradino).

Nota #2

È chiaro che se solo la Funzione Acquisti ha un progetto per diventare Agile, questo progetto avrà poche probabilità di successo, sarebbe come dare elasticità a una catena sostituendo un solo anello di ferro con uno in materiale elastico. Un risultato migliore si otterrebbe se gli anelli sostituiti fossero in numero di due (Progettazione), tre (Vendite) o quattro (Produzione).

Nota #3

Dire Agile vuol dire essere:

• Precisi.
• Fermi sulle cose importanti.
• Razionali.
• Focalizzati sul servire il Cliente oggi e domani.
• Umani e sinceri nei rapporti.
• Essenziali.
• Aperti alle nuove idee.
• In continuo miglioramento.

Obbiettivo

Gli obbiettivi della Funzione Acquisti Agile (vedi Nota #1) sono:

• Piazzare ODA in tempi brevissimi.
• Cambiare Fornitore in corsa altrettanto velocemente.

Alcuni esempi di aspetti chiave da perseguire per raggiungere gli obiettivi (sono generali e potrebbero cambiare nello specifico di una Azienda):

1. Ridurre del 80% il tempo di emissione Ordine Di Acquisito (ODA).
2. 100% automatizzazione delle attività comuni.
3. Contratti semplici e corti, con Indice Gulpease maggiore di 90 e max 6 pagine.
4. Il 100% degli ODA ha un Fornitore intercambiabile.
1. Il 20% degli ODA che in totale hanno un valore pari al 80% del totale ordinato annuo sono regolati da contratto suddiviso in attività (in numero maggiore di uno) idonee al subentro di un nuovo Fornitore.
2. L'80% degli ODA che in totale hanno un valore pari al 80% del totale ordinato annuo hanno un Fornitore alternativo (questa è già una cosa comune). 

I principi della metodologia Agile calati nella Funzione Acquisti

Il percorso per raggiungere gli obbiettivi dipende da Azienda ad Azienda. Di seguito riporto i principi guida della metodologia Agile calati nella Funzione Acquisti a supporto delle decisioni cammin facendo (Pirandello).

1. La nostra massima priorità è soddisfare il cliente rilasciando software di valore, fin da subito e in maniera continua.

Il Cliente è in generale uno qualsiasi dei Stakeholder. Il lavoro è diviso in più consegne (qualcosa dato al Cliente) utili e usabili dal Cliente. La successione di consegne inizia dalle cose fondamentali (che hanno più valore per il Cliente) e proseguono col calare del valore.

2. Accogliamo i cambiamenti nei requisiti, anche a stadi avanzati dello sviluppo. I processi agili sfruttano il cambiamento a favore del vantaggio competitivo del cliente.

I processi agili sfruttano il cambiamento. Per l'approvvigionamento, ciò significa trovare un modo per creare flessibilità in ogni fase del ciclo di approvvigionamento. I contratti flessibili dal punto di vista operativo possono darti spazio per accogliere i cambiamenti dell'ultimo minuto dei tuoi stakeholder. L'adozione di un approccio modulare (passo dopo passo) all'approvvigionamento può anche aiutare a mitigare le modifiche. 

3. Consegniamo frequentemente software funzionante, con cadenza variabile da un paio di settimane a un paio di mesi, preferendo i periodi brevi.

Piuttosto di accordarci su un'unica consegna, accordiamoci su consegne parziali (e usabili in caso di cambio Fornitore) utili ai nostri scopi. Per ogni consegna ci sarà l'accettazione del Cliente e l'attivazione delle attività necessarie alla successiva consegna.

4. Committenti e sviluppatori devono lavorare insieme quotidianamente per tutta la durata del progetto.

Per gli acquisti complessi dovrebbe essere creato un gruppo trasversale le Funzioni Aziendali. L'obbiettivo del gruppo dovrebbe essere lo sviluppo di una base contrattuale che raccolga la soluzione ottima condivisa da più Fornitori partendo dai veri bisogni del Cliente e/o vincoli contrattuali. 

5. Fondiamo i progetti su individui motivati. Diamo loro l'ambiente e il supporto di cui hanno bisogno e confidiamo nella loro capacità di portare il lavoro a termine.

Questo è per i manager degli Acquisti. I "micromanager" semplicemente NON possono esistere in un ambiente Agile poiché bloccano il progetto con richieste di approvazione, controlli non necessari e riunioni che fanno perdere tempo. Dare potere ai dipendenti attraverso la fiducia è anche incredibilmente motivante.

6. Una conversazione faccia a faccia è il modo più efficiente e più efficace per comunicare con il gruppo e all'interno del gruppo.

Applicabile senza ulteriori commenti. 

7. Il software funzionante è il principale metro di misura di progresso.

È importante concordare cosa verrà consegnato e come verrà misurato prima di intraprendere qualsiasi progetto. Tieni presente che le diverse Funzioni Aziendali interessate avranno idee diverse su ciò che è un "progresso" del progetto. 

8. I processi agili promuovono uno sviluppo sostenibile. Gli sponsor, gli sviluppatori e gli utenti dovrebbero essere in grado di mantenere indefinitamente un ritmo costante.

Agile e Lean sono metodologie che si attraggono per quanto riguarda l'identificare e ridurre al minimo gli sprechi in ogni fase del processo. Nell'approvvigionamento, ciò significa creare catene di approvvigionamento intelligenti e snelle, consolidare la base di fornitori e mantenere il gruppo snello e lavorare in modo più intelligente, non più difficile. Seguire qualsiasi metodologia di lavoro (compreso Agile) è un modo fondamentale per ridurre al minimo sprechi di tempo, talento e risorse.

9. La continua attenzione all'eccellenza tecnica e alla buona progettazione esalta l'agilità.

Negli appalti “eccellenza tecnica” può essere interpretata come automazione delle attività, monitoraggio delle prestazioni, raccolta dati, visibilità e trasparenza in tempo reale. Senza visibilità, l'approvvigionamento può fare ben poco oltre a svolgere il suo carico di lavoro tattico di base.

10. La semplicità - l'arte di massimizzare la quantità di lavoro non svolto - è essenziale.

Semplificare le procedure e automatizzare le attività comuni.

11. Le architetture, i requisiti e la progettazione migliori emergono da gruppi che si auto-organizzano.

Applicabile senza ulteriori commenti.

12. A intervalli regolari il gruppo riflette su come diventare più efficace, dopodiché regola e adatta il proprio comportamento di conseguenza.

Il miglioramento continuo aiuterà la Funzione Acquisti a diventare più veloce, ridurre i rischi e migliorare i risultati. Questa analisi non deve essere lasciata fino alla fine di un progetto, ma può essere intrapresa in corrispondenza di tappe fondamentali per dare alla Funzione Acquisti l'opportunità di adeguare rapidamente la rotta secondo necessità. La chiave è evitare di "bloccare" piani che limiteranno la flessibilità della Funzione Acquisti.

Conclusioni

La metodologia Agile applicata alla Funzione Acquisti è promettente, la sua applicazione conduce a una forma mentis sia razionale che umana. Come tutte le cose non è per tutti e per tutte le Aziende.

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