Criterio per definire le Responsabilità di una Funzione Acquisti Agile e Resiliente

 

Contesto

• Piccola e Media Impresa
• Funzione Acquisti

Obbiettivo

Fornire un metodo di assegnazione delle responsabilità che liberi la velocità e intraprendenza dei Buyers e dia resilienza alla Funzione Acquisti.

Premessa

In astratto il modello è semplicemente: Alla risorsa X sono assegnati:

1. Obbiettivo;
2. Vincoli;
3. Strumenti.

All'interno di queste tre cose la responsabilità è della risorsa X, e quindi può organizzarsi e agire al meglio per raggiungere l'obbiettivo con gli strumenti a disposizione.

L'immagine che si vuole evocare è quella di una Funzione Acquisti composta da Buyers professionali e motivati dall'assunzione di responsabilità. 

I Vincoli sono ciò che l'Azienda definisce corretto (per dettagli vai al link).

Una si fatta impostazione innesca un meccanismo di auto miglioramento. Il Buyer sarà portato a migliorare sé stesso e spingerà per avere strumenti migliori che li consentano di migliorare la performance rispetto all'obbiettivo. 

La Responsabilità

L'Azienda entra in affari con un Fornitore tramite il Buyer. Questa è la definizione di concetto di Buyer (uso il termine inglese perché non ha genere).

L'Azienda si dota di procedure per regolamentare il processo di acquisto e le responsabilità del Buyer. 

Focalizziamo la nostra attenzione sulle procedure e più in particolare sulla responsabilità di una attività, possiamo distinguiamo due casi:

1. Tutte le attività del processo di acquisto dipendono unicamente dal Buyer (cioè il buyer le esegue in autonomia e sotto la sua responsabilità).
2. Di tutte le attività del processo di acquisto alcune dipendono (e sono di responsabilità) da persone esterne alla Funzione Acquisti.

Nel primo caso il tempo per trasformare una o più Richieste di Acquisto (RDA) in Ordine di Acquisto (ODA) dipende da:

• Strumenti;
• Competenza e velocita del Buyer; 
• Tempo di reazione dei Fornitori.

Nel secondo caso il tempo dipende da:

• (I tre punti di sopra)
• Tempo di reazione della o delle persone esterne alla Funzione Acquisti.

Conclusione

Si può concludere che la Funzione Acquisti gestita con le procedure del caso 1 è più veloce di quella del caso 2. Sono due condizioni limite, sono utili per introdurre il concetto di vincolo. Il concetto stesso di RDA è un vincolo (comprare il codice XXXXX), che se integrato con altri vincoli (spesa, data consegna, Fornitore, etc.) permette di discriminare due situazioni:

1. Tutti i vincoli rispettati, allora si applica il caso 1 di sopra
2. Almeno un vinco non rispettato allora si applica il caso 2 di sopra.

Quindi con il concetto di vincolo (esempio: non andare oltre a) l'Azienda definisce cosa considera corretto da cosa considera NON corretto. Normalmente ci si ferma a questo livello, e con la pratica si scopre che la regola tratta allo stesso modo una situazione molto grave da una per nulla grave. Per esempio, superare la soglia di spesa di 5€ di prodotto che vale 15€ e totalmente diverso da superare la spesa di 5mio€ di un prodotto che vale 15mio€.

Il solo vincolo intercetta il problema ma non misura la gravità del problema. Per superare questa giusta critica è necessario limitare la regola ai casi che hanno rilevanza. Questo si può fare con l'unione di tanti casi (a titolo di esempio: tutti i beni di valore inferiore a XXX sono esclusi dalla regola). Si inizia con i più evidenti e man mano che si accumula esperienza si mette a posto. Questo approccio per approssimazioni successive è conveniente (e saggio) per diventare operativi in tempi stretti.

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