Sistema di supervisione della Funzione Acquisti

 

Contesto

• Piccola e Media Impresa.
• Funzione Acquisti.

Introduzione

Oggi le tecnologie digitali permettono di fare più cose in meno tempo e con meno risorse. Tutti noi possiamo osservare che l'evoluzione delle tecnologie digitali è esponenziale (legge di Moore). Questa potenzialità ha già abilitato nuovi modelli di business, esempio l'e-commerce (Amazon, prima ancora c'era Postal Market che arrivò troppo in anticipo sulla tecnologia), l'e-procurement, etc...

Nel caso specifico della Funzione Acquisti, le nuove tecnologie riducono i tempi per completare le attività e per prendere decisioni, di conseguenza il sistema che supervisiona il rispetto delle regole Aziendali deve agire in tempo reale. Basta che una regola sia disattesa per bloccare il processo di acquisto e far intervenire un decisore per lo sblocco. Inoltre, il sistema di supervisione NON deve ostacolare il flusso salvo nel caso di anomalie. Le attività devono filare via come il vento, senza ostacoli o turbinii.

Per quanto segue conviene dividere il concetto generale di sistema di supervisione dell'operato della Funzione Acquisti in due parti. Il criterio è quello della precisione della misurazione della cosa da supervisionare:

• Sistema di controllo: quando il controllo è eseguito su una grandezza fisica o monetaria (esempio: data consegna; soglia di spesa; peso; etc.).
• Guardrail: gli altri casi (esempio: qualifica Fornitori; clausole contrattuali; attribuzioni delle responsabilità; etc.). 

Obbiettivo

È elencare i principali sistemi di supervisione.

Sistema di controllo

Sicuramente i vincoli più universalmente noti sono:

• Soglia di spesa.
• Data di consegna.

Per esempio: all'Azienda serve alla data Z il prodotto Y ed è disposta a spendere al massimo X. L'esempio serve per affermare che i due vincoli devono essere noti alla Funzione Acquisti contestualmente con il mandato ad acquistare che è la Richiesta Di Acquisto (RDA).

Il punto di controllo è normalmente in fase di emissione Ordine Di Acquisto (ODA). L'emissione dell'ODA è impedita se almeno un vincolo è disatteso. Se l'Azienda dispone di una piattaforma di e-procurement il punto di controllo è più a monte, esattamente alla fine del processo di gara.

Quanto detto è semplice quando esiste il dato (soglia di spesa e data consegna). La difficoltà comune a molte Aziende è:

1. Avere questi dati.
2. Gestire questi dati. 

Questi dati hanno origine nella fase di vendita. Più precisamente nell'attività di preventivazione. Se per la data di consegna le Aziende hanno delle procedure (più o meno formali) che partono dal preventivo per definire le date di consegna di ogni componente. Per la soglia di spesa possiamo usare l'analisi ABC per segmentate le voci di preventivo in tre casi:

1. A: 80% del valore totale preventivo; numerosità 20%
2. B: 15% del valore totale preventivo; numerosità 35%
3. C: 5% del valore totale preventivo; numerosità 45%

Normalmente le Aziende fissano la soglia di spesa per le voci in classe A. Potremmo dire che in generale tanto maggiore è il fatturato di una Azienda tanto più il sistema di controllo scende verso C. Tra i fattori che limitano il controllo, per molte Aziende, alla sola classe A troviamo:

• Mercato a bassa competitività.
• Inerzia al cambiamento e/o all'investire sulla gestione di commessa.
• Predominanza del fattore tempo sul prezzo.

Guardrail

I guardrail hanno l'obbiettivo di:

1. Far convergere la Funzione Acquisti verso Fornitori a basso rischio imponendo dei requisiti minimi di qualifica (esempio: professionali; capacità; affidabilità; morali; etici; etc) e la disponibilità ad accettare specifiche clausole contrattuali definite dall'Azienda. 
2. Decentralizzare le responsabilità (di un ODA) per competenza. Per esempio: La responsabilità della definizione tecnica è del tecnico; la responsabilità della data di consegna e della programmazione; la responsabilità del testo standard delle Condizioni di Fornitura è dell'Ufficio Legale; è responsabilità della Funzione Acquisti gestire tutte le RDA massimizzano grado di rispondenza al sistema di supervisione e il risparmio.

Conclusioni

Si può concludere che:

1. Il sistema di controllo è necessario per il governo della Funzione Acquisti. Inoltre, è una soluzione che velocizza e snellisce il processo decisionale eccezione è fatta per i casi di mancato rispetto di un vincolo in cui il processo decisionale è allungato da punti di approvazione. Ogni Azienda avrà il proprio sistema di controllo che dipenderà da cosa reputa importante.
2. I guardrail costituiscono una sorta per l'appunto di guardrail a protezione dell'azienda dall'entrare in affari con Fornitori indesiderati, al sottostare a clausole inaccettabili e alla reticenza delle Funzioni Aziendali nell'assumersi le proprie responsabilità.
3. Dal punto di vista attuativo, il sistema di controllo e il processo di qualifica Fornitori si prestano, direi facilmente, ad essere digitalizzato (perché riguarda numeri e la gestione di documenti). Anche, guardrail per le clausole contrattuali è digitalizzabile facilmente ma la digitalizzazione ad oggi è vantaggiosa quando l'Azienda gestisce, settimanalmente, tanti contratti (di acquisto e vendita). 
4. Il sistema di supervisione deve essere attivato prima dell'adozione delle nuove tecnologie per la Funzione Acquisti.

 www.pbagnariol.com

 pbagnariol@pbagnariol.com