I contratti sono la base del rapporto di un'Azienda con i suoi Fornitori

I contratti sono la base del rapporto di un'Azienda con i suoi Fornitori - Contract Livecycle Management

I contratti sono la base del rapporto tra Aziende, Clienti e/o Fornitori che siano. E' una affermazione banale. Ma, l'esperienza sovente dimostra il contrario, facendo venire meno normalmente la gestione dei Fornitori per mancanza di clausole contrattuali esplicite e concordate. Se ieri le "scartoffie" scoraggiavano e limitavano il controllo alle sole grandi aziende. Oggi le tecnologie digitali permettono anche alle Piccole e Medie Imprese di fare controlli sistematici.

Il controllo e tracciatura del rispetto degli obblighi contrattuali è una delle attività fondamentali della Funzione Acquisti. Come fare questa attività e in quali casi dipende dall'impatto che una violazione contrattuale sul Cliente Finale, sulla marginalità e/o immagine dell'Azienda.

In pratica se siamo un'Azienda che ha i numeri per dotarsi di una piattaforma web per la gestione del ciclo contrattuale (Contract Livecycle Management). Piattaforma accessibile anche ai fornitori. Allora, l'Azienda potrà allegare automaticamente alle Richieste d'Offerta (RDO) anche la sintesi dei mancati rispetti contrattuali (precedenti) dello specifico fornitore. Potrà all'insorgere di una mancanza contrattuale (esempio: ritardata consegna) automaticamente inviare la notifica. Il fornitore dovrà rispondere alla notifica nella piattaforma (e in forma codificata). Successivamente, alla data di consegna ritardata sarà automaticamente notificata la penalità concordata. La risposta del fornitore dovrà essere sempre tramite la piattaforma e in forma codificata.

Questo modo di ragionare è asettico perché basato sui dati oggettivi. Nella fase di RDO il fornitore riceverà oltre alla RDO anche l'opinione oggettiva che l'Azienda ha di lui. Nella fase esecutiva del contratto riceverà notifiche automatiche per ogni mancanza contrattuale. Ovviamente questo meccanismo di notifica in tempo reale facilita e razionalizza il lavoro dell'acquisitore senza limitarlo.

PS: La semplificazione dell'iter contrattuale e della sua tracciatura che queste piattaforme permettono comincia a far perdere di senso all'ordine classico fornito dal gestionale.

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