Come avere successo nei primi 100 giorni da nuovo CPO (Chief Procurement Officer) - KEARNEY

L'articolo "The listen, shape, deliver framework: how to succeed in the first 100 days as a CPO" pubblicato nel sito della Kearny (famosa società di consulenza USA) è una lista di suggerimenti per i CPO (Chef Procurement Officer) che si cimentano in una nuova esperienza lavorativa. La domanda che si pone la Kearny è: Come dovrebbero essere gestiti i primi 100 giorni del nuovo CPO?

In questo post porto alla tua attenzione questo articolo perché a mio parere è utile sia per i neo CPO che per Temporary Purchasing Manager.

Il testo seguente fonde due anime, quella Kearny (che costituisce l'ossatura) e quella dello scrivente. Armoniosamente sono fuse e indistinguibili.

Contesto

Nell'attuale clima economico, sempre più competitivo, la maggior parte delle aziende ha scelto di sbilanciarsi sempre più verso il "buy" piuttosto che il "make". Linearmente aumenta l'importanza dell'approvvigionamento. Attenzione che esistono anche dei casi di successo (SpaceX, Tesla) dove sono più sbilanciati verso il make; la ragione d'essere di questo sbilanciamento verso il make è la mancanza di fornitori competitivi.

Il ruolo è cresciuto dall'acquisto di back-office all'approvvigionamento strategico. Al CPO è richiesta la comprensione e la formulazione della strategia a livello esecutivo e la creazione di ricchezza per tutte le voci spese. 

Nella esperienza Kearny la tenuta media di un CPO e di 4 anni.

I tre passaggi da seguire per i CPO, nei primi 100 giorni, sono:

1. Ascoltare umilmente e comprendere le dinamiche e l'ambiente in cui si sta entrando,
2. Dare forma a una visione, a un piano e introdurre delle metriche,
3. Soddisfare le aspettative e comunicare.

Passo 1: Ascoltare - conoscere le dinamiche e l'ambiente

Prima di fare cambiamenti, è vitale investire tempo nel capire, con umiltà, le dinamiche e l'ambiente dove andrai a operare. Devi capire la cultura, il ruolo del CPO al suo interno, insieme a una chiara comprensione di eventuali parti interessate e cruciali per il tuo successo.

Ovviamente avrai un piano del cambiamento, ma dovrai tenerlo fermo e migliorarlo fino a quando avrai conosciuto a sufficienza dove ti trovi.

Capire la strategia

Capisci velocemente l'agenda del CEO e la sua attitudine al cambiamento. Una azienda in rapida crescita chiederà alla Funzione Approvvigionamenti cose diverse di una azienda che deve essere competitiva sul prezzo.

Capisci velocemente la strategia aziendale e come i responsabili di funzione la implementano. Con queste info potrai progettare come gli approvvigionamenti possono contribuire alla strategia aziendale.

Ovviamente tanto più il tuo piano sarà coerente con la strategia aziendale e integrato con quello delle altre funzioni tanto più è probabile che sia accettato e tu abbia successo.

Quest' ultima frase è tanto ovvia quanto insidiosa, perché il piano di ciascuna funzione potrebbe essere in accordo con la strategia aziendale, ma allo stesso tempo in conflitto con quello delle altre funzioni. I casi sono due: il conflitto è voluto; il conflitto è un problema da risolvere. Nel primo caso o stai al gioco o cambia lavoro. Nel secondo caso ti consiglio il mio posto al link.

Capisci le regole 

Devi capire alla perfezione le responsabilità che l'azienda ha associato al CPO (potrebbero essere diverse da quelle che ti immagini o desideri o vuoi).

I fattori chiave da considerare qui sono l'attuale struttura della funzione di approvvigionamento, il suo posto all'interno della gerarchia organizzativa, la sua complessiva e il valore aggiunto fornito e percepito.

Capisci cosa si aspettano i livelli superiori dal nuovo CPO (da te).

Dato che quasi tutte le funzioni influiscono sull'approvvigionamento, il tuo successo come nuovo CPO dipenderà anche dalla comprensione dei principali stakeholder interni e dei fornitori con i quali è necessario stabilire un rapporto di lavoro efficace. Potrebbero esistere stakeholder esterni e diversi dai fornitori.

In qualità di CPO dovresti avere chiarissimo ciò che affronterai e non affronterai. Assicurati che anche le altre funzioni lo sappiano. Dovresti concentrarti sul superamento delle aspettative e su un mandato chiaro, piuttosto che assumerti gli obiettivi delle altre funzioni. Una funzione un obbiettivo, ti consiglio di leggere il mio micro post al link.

Capisci chi sono gli stakeholders 

Gli stakeholders sono portatori di interessi (a tuo favore o sfavore), conoscerli è necessario per il tuo successo.

La creazione di credibilità dipende dalla creazione di relazioni proficue con li stakeholder.

In qualità di nuovo CPO è necessario comprendere l'agenda di ogni gruppo di stakeholder.  Dovresti concentrarti sulle loro esigenze singolarmente.

• All'interno del tuo gruppo di approvvigionamento identifica i key players, costruisci una buona relazione e ottieni il loro supporto. Si chiaro su cosa vuoi fare e su cosa ti aspetti da loro.
• Devi assicurarti che la tua visione sia allineata con la strategia aziendale complessiva. Devi essere chiaro su:
• ciò che il tuo ruolo affronterà e NON affronterà;
• il grado di cambiamento previsto;
• il tempo a disposizione per produrre risultati.
• Fai un piano di stakeholder management per aiutarti a superare le sfide che incontrerai.
• Identifica i fornitori strategici e/o le categorie, mostra a loro come possono adattarsi o influenzare la tua visione.

Resisti alla tentazione di accontentare tutti. Piuttosto identifica le persone di fiducia e con loro costruisci il cambiamento. Allo stesso tempo investi tempo sulle persone neutrali o ostili per capire le loro motivazioni. Sono preziose per testare (stress test) e migliorare il tuo piano.

Passo 2: Sviluppa un piano d'azione e le sue metriche

1. Ora hai costruito la tua consapevolezza sull'azienda.
2. Sulla base della tua esperienza sviluppa un piano d'azione, sottoponilo a stress test e sviluppa le metriche.
3. Ottieni l'ok a procedere con il tuo piano.

Questo ti garantisce di poter procedere speditamente e con la consapevolezza dei stakeholder a favore e contro.

Sviluppa delle metriche. Il tuo successo è funzione della tua abilità a comunicare la tua performance. Le metriche sono lo strumento.

Devi lavorare con le persone di fiducia del tuo gruppo per definire:

• una serie di obbiettivi SMART .
• Specific - Specifici
• Measurable - Misurabili
• Achievable - Raggiungibili
• Agreed-upon - Condivisibili
• Realistic - Realistici
• Time-based - Limitati nel tempo
• indicare come gli approvvigionamenti contribuiranno alla profittabilità e allo sviluppo dell'azienda.

Devi condividere con l'azienda le metriche che valutano il tuo lavoro. Se l'azienda non usa darsi obbiettivi e misurarli, dovresti discutere la cosa con il CEO per ottenere un cambiamento di rotta.

Sono sufficienti da 3 a 5 metriche chiave, semplici e dirette da comprendere e misurare.

ATTENZIONE! Le metriche influenzano il risultato. Un esempio banale, giudicare la performance degli approvvigionamenti sulla base della percentuale delle consegne in ritardo potrebbe portare i buyes a dare più tempo ai fornitori, e avere come conseguenza di secondo ordine l'allungamento dei tempi di consegna del prodotto al Cliente.

Passo 3: Consegna 

Comunicazione e aspettative sono i due elementi fondamentali che deve gestire nei primi 100 giorni.

Quando è il momento di implementare il piano di miglioramento è necessario comunicare lo stesso ampiamente e vastamente per avere il massimo impatto e feedback.

Gestisci le aspettative. Certo che se riesci a gestire le aspettative dei stakeholder le tue probabilità di successo aumentano notevolmente. In qualità di nuovo CPO, puoi adottare i seguenti approcci per gestire le aspettative in modo efficace:

1. Influenzare. Condividi le tue aspettative per stabilire una posizione di base dalla quale guidare l'allineamento.
2. Bloccare. Definire (con gli stakeholder) le misure qualitative e quantitative chiave che contano e che dimostrano come l'approvvigionamento può aggiungere valore al business.
3. Impostare. Collaborare con le parti interessate per concordare regole chiave di coinvolgimento e ritmi operativi.
4. Tenere sotto controllo. Stabilire meccanismi credibili e affidabili per monitorare e riprodurre le prestazioni (questo è un contratto a due vie tra l'approvvigionamento e l'azienda).

Ciò che (tu) il nuovo CPO di successo dovrebbe sapere prima di iniziare. 

1. C'è un periodo di luna di miele. Si vigile, umile e determinato.
2. È fondamentale stabilire un forte gruppo direttivo che includa anche mediatori di potere (power brokers). Ci sono sempre!
3. La gestione dei risparmi e dei tempi di consegna è essenziale. Il CPO di oggi deve essere in grado di impegnarsi su questioni relative al modello di business e operativo dell'azienda. 
4. È necessario dimostrare valore contribuendo continuamente al vantaggio competitivo e sostenibile dell'organizzazione. 
5. Devi stare al passo con i tempi in termini digitali, etici, sociali e di sostenibilità. 
6. Se stai fermo, stai andando indietro.

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