Il Procurement delle PMI può rimanere immutato al cambiare della tecnologia?

Executive Summary

In questo articolo si cerca di rispondere a una domanda chiave:

Il Procurement delle PMI italiane sta passando da Funzione Tattica a Leva Strategica?

E, più in generale: 

Il Procurement delle PMI può rimanere immutato al cambiare della tecnologia?

Il Futuro non è scritto, ma trae le sue radici dalle scelte che facciamo nel Presente. Oggi possiamo individuare quattro forze principali che stanno già influenzando il ruolo del Procurement nelle PMI:

• Digitalizzazione: passaggio da fogli Excel a piattaforme SaaS e primi casi di Intelligenza Artificiale (AI).
• Resilienza della Supply Chain: più diversificazione e gestione del rischio, meno dipendenza da un solo Fornitore o da un solo Paese.
• Sostenibilità: requisito per restare in filiera, accedere a nuovi Clienti e alla finanza.
• Nuove Competenze del Buyer: integrazione di negoziazione, dati, gestione del rischio e relazioni complesse.

Le PMI che riconoscono la rilevanza di queste quattro forze devono iniziare subito a costruire il proprio percorso, con passi graduali ma intenzionali:

• piccoli passi di Digitalizzazione;
• mappatura di Processi e Fornitori;
• investimento in Governance e Competenze;
• inserimento progressivo di criteri ESG (Environmental, Social, Governance) negli Acquisti.

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Driver Principali che Modellano il Futuro

1. Digitalizzazione e Tecnologia

   Non si parla più solo di email ed Excel. Il nuovo scenario include:

   • Piattaforme e Software-as-a-Service (SaaS): soluzioni cloud accessibili anche con budget ridotti, che automatizzano attività operative, ordini, gestione e onboarding dei Fornitori e inventari.
   • Intelligenza Artificiale (AI) e Analisi dei Dati: strumenti che aiutano a prevedere la domanda, ottimizzare i prezzi di acquisto, identificare rischi nella Supply Chain, analizzare le offerte e supportare lo scouting di nuovi Fornitori.
   • Internet of Things (IoT) e Manutenzione Predittiva: riduzione delle emergenze, ottimizzazione dei riordini di magazzino e automazione delle soglie di sicurezza.
   • Blockchain: tracciabilità e trasparenza avanzata, particolarmente rilevante in settori come agroalimentare, lusso e filiere regolamentate.

2. Resilienza della Supply Chain

   La crisi post-COVID e le tensioni geopolitiche hanno mostrato che l’efficienza (modello Just-In-Time) deve essere bilanciata con la resilienza (modello Just-In-Case), cioè la capacità di assorbire e superare le interruzioni della Supply Chain.

   Elementi chiave:

   • Diversificazione dei Fornitori (nearshoring, in particolare verso Est Europa e Nord Africa).
   • Maggiore visibilità lungo tutta la catena di fornitura, oltre il primo livello.
   • Gestione proattiva del rischio, con scenari, piani di continuità e monitoraggio continuo.

3. Sostenibilità ed Etica

   La Sostenibilità non è più un nice-to-have, ma un vero e proprio requisito di accesso al Mercato.

   • Mercato: consumatori (B2C) e grandi Clienti (B2B) richiedono prodotti e filiere sostenibili.
   • Finanza: banche e investitori favoriscono Aziende con solidi rating ESG.
   • Normativa: l’Unione Europea spinge su impronta carbonica, economia circolare e dovere di vigilanza lungo la filiera.

4. Evoluzione delle Competenze

   Accettare i tre punti precedenti implica riconoscere che il Procurement Manager non è solo un "Buyer" operativo. È una figura che unisce:

   • Negoziatore e Analista di Dati;
   • Esperto di Rischio e promotore di Sostenibilità;
   • Manager di Relazioni complesse con Stakeholder interni, Fornitori e Partner.

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Scenari Futuri Plausibili per le PMI Italiane

Sulla base di questi driver, si possono immaginare alcuni scenari plausibili.

Scenario 1 – Il "Divario Digitale" (Scenario Polarizzato)

• Descrizione: una parte delle PMI, più dinamiche e aperte al cambiamento, abbraccia Digitalizzazione e nuove Competenze per diventare più Agili, Efficienti, Competitive e Resilienti. Un’altra parte, più tradizionale e ancorata a metodi analogici, rimane indietro.
• Risultato: si apre un divario crescente nello stesso ecosistema PMI. Le Aziende digitali attirano Talenti e Clienti; le altre diventano sempre più vulnerabili a shock e pressioni competitive.

Scenario 2 – Le "Reti Collaborative" (Scenario Ottimista e tipicamente italiano)

• Descrizione: le PMI, spesso troppo piccole per avere sufficiente potere d’acquisto o massa critica tecnologica, si aggregano e collaborano. Nascono:
  • Piattaforme di Procurement di gruppo per acquistare in modo congiunto energia, materie prime o servizi, migliorando condizioni economiche e contrattuali.
  • Consorzi per la tracciabilità digitale (ad esempio in ambito agroalimentare o in distretti manifatturieri).
  • Servizi condivisi di Chief Procurement Officer o Procurement in cloud, utilizzati da più Aziende.
• Risultato: le PMI mantengono Flessibilità e Indipendenza, ma competono sugli Acquisti, sull’Innovazione e sulla Sostenibilità con la forza di un Grande Gruppo.

Scenario 3 – La "Sostenibilità come Licenza per Operare" (Scenario Normativo e di Mercato)

• Descrizione: la spinta combinata di norme e mercato rende la Sostenibilità un requisito non negoziabile. Il Procurement diventa il centro della strategia ESG.
  • I Fornitori vengono selezionati anche in base alla carbon footprint e alle condizioni di lavoro.
  • Si preferiscono Filiere Corte e modelli di economia circolare (riparazione, ricondizionamento, riuso di materiali, materie prime seconde).
  • La trasparenza della filiera diventa un Asset di Marketing e un prerequisito per bandi, gare e accesso a finanziamenti.
• Risultato: le PMI che sanno documentare e comunicare una Filiera "pulita" ed etica ottengono un vantaggio competitivo significativo. Le altre rischiano l’esclusione.

Scenario 4 – L’"Intelligenza Artificiale Abilitante" (Scenario Tecnocentrico)

• Descrizione: l’AI diventa accessibile anche alle PMI attraverso strumenti SaaS semplici da adottare.
  • Sistemi di AI analizzano i fabbisogni, suggeriscono in tempo reale il Fornitore migliore (per prezzo, qualità, rischio, Sostenibilità) e precompilano l’Ordine d’Acquisto.
  • Vengono previsti picchi di domanda o interruzioni della Supply Chain, con suggerimento di azioni preventive.
  • Gli acquisti a basso valore (Tail Spend) sono automatizzati, liberando tempo per attività strategiche.
  • Le Offerte vengono analizzate e confrontate automaticamente (clausole, prezzi, deviazioni rispetto ai capitolati, ecc.).
• Risultato: il Procurement diventa un processo predittivo, proattivo ed estremamente efficiente, anche in Aziende con team di Acquisto molto ridotti.

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Percorso d’Azione: Cosa Devono Fare le PMI Italiane Oggi?

Il Futuro non è scritto, ma gli Imprenditori e gli AD sanno che il non-decidere è già una decisione.

Per chi intende trasformare il cambiamento in opportunità, alcuni passi concreti sono:

1. Riconoscere il ruolo strategico del Procurement

   L’Imprenditore e/o l’AD deve vedere il Procurement come una Leva Strategica per raggiungere gli Obiettivi aziendali, non come un semplice ufficio amministrativo. È un cambio di mentalità fondamentale.

2. Definire una Progettualità chiara

   Serve un progetto, una scaletta di attività e un Team. Un percorso che valorizzi il modello operativo AS-IS, lo confronti con il modello TO-BE desiderato e integri le soluzioni software accessibili alla singola PMI.

3. Fare il Primo Passo Digitale

   Non è necessario rivoluzionare tutto subito. Si può partire da un software base di gestione Acquisti o di e-procurement per digitalizzare i processi più ripetitivi e a minor rischio.

4. Mappare e Diversificare i Fornitori

   Comprendere la propria Supply Chain oltre il primo livello di Fornitore. Identificare i punti critici e avviare la ricerca di alternative, anche più vicine geograficamente.

5. Investire nelle Competenze

   Formare il personale interno su temi come Analisi dei Dati, indirizzamento delle Vendite, Negoziazione e Sostenibilità. In alternativa, appoggiarsi temporaneamente a Consulenti esterni per colmare il gap.

6. Esplorare la Collaborazione

   Confrontarsi con altre PMI della stessa Filiera o dello stesso Territorio. Verificare la presenza di consorzi o associazioni di categoria che possano fare da catalizzatore per iniziative di Procurement Collaborativo.

7. Integrare la Sostenibilità nei Criteri d’Acquisto

   Coinvolgere la Funzione Acquisti nella Policy di Sostenibilità Aziendale. Per esempio:

   • richiedere ai Fornitori certificazioni rilevanti (ambientali, SA8000 per l’Etica, ecc.);
   • valutare non solo il prezzo, ma il costo totale del ciclo di vita (Total Cost of Ownership, TCO) e l’impatto lungo la filiera.

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Conclusione

È plausibile che il Futuro del Procurement per le PMI italiane sarà un mix dei diversi scenari descritti.

La direzione di marcia, però, è chiara: il Procurement si sposta da Funzione Tattica a Funzione Strategica, guidata da Dati, Collaborazione e Sostenibilità.

La vera sfida per le PMI, cuore pulsante del Made in Italy, è trasformare la propria filiera da semplice costo da contenere a fonte di vantaggio competitivo, resilienza e valore condiviso.

La tipica agilità e la capacità di fare rete delle imprese italiane possono diventare il loro principale Asset in questa trasformazione continua.

Grazie per la lettura.

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