È più importante la trattativa o l'organizzazione?

 

Contesto

• Piccola e Media Impresa.
• Funzione Acquisti.

Introduzione

Molte volte ho visto esaltare la trattativa su tutte le altre attività della Funzione Acquisti. È veramente così?

La trattativa è l'attività ultima che conduce all'accordo, quindi all'Ordine Di Acquisto (ODA). Come posso massimizzare la performance?

Queste sono le domande a cui sarà data risposta.

Se pensiamo che esista un parallelismo con il calcio, ci sbagliamo; perché se è vero nel calcio il goal è un evento eccezionale negli acquisti concludere una trattativa è la routine. Il parallelismo c'è, in alcuni casi, a livello emozionale. Gioia nel caso del calcio, presunta sottomissione nel caso della trattativa. Questo spirito è dannoso agli affari. Gli affari dovrebbero essere etici e privi d'emozioni.

Scopo

Inquadrare gli aspetti chiave che massimizzano la performance dell'attività trattativa.

Obbiettivo

Fare chiarezza sulla reale importanza dell'attività trattativa nel generare guadagni.

La trattativa è figlia di Giove (dell'Azienda)

Per un professionista la percentuale di successo dipende dal grado di preparazione. Quindi, la percentuale di successo di una trattativa dipende dal grado di preparazione. La Funzione Acquisti è un negoziatore seriale e pianificato, cioè le date entro cui concludere le trattative sono pianificate in continuazione.

Immaginiamo la trattativa come la punta di un iceberg, perché è la parte più luminosa del processo di acquisto. Quali sono le attività nell'ombra? Cosa c'è sott'acqua? Ci sono tre cose, in ordine di profondità crescente:

1. Tela della trattativa
2. Previsionale
3. Organizzazione

Tela della trattativa

L'insieme delle attività svolte dal Professionista degli Acquisti (Buyer) per tessere la tela della trattativa finale, quindi:

1. Coinvolgere Fornitori necessari per raccogliere informazioni.
2. Scremare a due i Fornitori bersaglio (short list).
3. Capire la fattibilità degli obbiettivi.
• Tutti Fattibili: OK no problem.
• Uno o più infattibili: Azione internamente all'Azienda per rendere l'infattibile fattibile e/o ottenere autorizzazione a procedere in deroga.

 Previsionale

Attività gestita dal Direttore Acquisti (CPO) per definire un modello previsionale del mercato dei Fornitori (ipotesi di andamento del mercato dei Fornitori) sulla base della quale indirizzare l'azione dei Buyer.

Per esempio:

• I livelli di magazzino (e quindi le quantità in acquisto) potrebbero essere legati all'andamento dei prezzi e della domanda interna.
• Le azioni ostili della concorrenza potrebbero essere ostacolate acquisendo e/o vincolando asset strategici.
• Inibizione di aree geografiche, per esempio, in funzione del rischio, di embargo, etc.

Organizzazione

Il lavoro del Buyer è pianificato (normalmente supponendo la capacità infinita). La pianificazione è fatta sulla base del venduto, del ciclo produttivo e dei Lead Time della Funzione Acquisti (FA). 

Le principali leve della FA sono:

1. La domanda/quantità - tendenzialmente il prezzo scende all'aumentare della domanda
2. La pianificazione della domanda - tendenzialmente il prezzo scende quanto più il Fornitore può avvicinarsi alla massima resa del ciclo produttivo.
3. Fiducia.

Di conseguenza l'organizzazione Aziendale dovrebbe supportare la FA fornendo:

1. Fiducia ai Fornitori.
2. Descrizioni tecniche univoche.
3. Programmazione più ampia possibile.
4. Obbiettivi puntuali.
5. Canali veloci per ridefinizioni tecniche e/o autorizzazioni in deroga agli spostamenti di obbiettivo.
6. Processo di riduzione a zero delle emergenze sistematiche.

La sub organizzazione della FA dovrebbe:

1. Dividere in automatico il lavoro tra i Buyer.
2. Avere un processo di automatizzazione delle attività ripetitive, a basso valore aggiunto e raccolta dati.
3. Avere un processo automatico di reportistica per uso interno alla FA e per le varie Funzioni Aziendali.
4. Avere un processo digitalizzato di onboarding dei Fornitori.
5. Avere un portale di e-procurement.

Questo stato si raggiunge quando sono eleminati tutti i silos di dati, cioè quando i buyer smettono di usare i fogli elettronici (esempio EXCEL) e/o i file di testo (Word) o altri sistemi locali e non condivisi.

Conclusioni

In conclusione, è l'Azienda mediante la sua organizzazione che determina il potere di acquisto di un Buyer. 
Il previsionale rafforza e orienta il potere d'acquisto. 
La tela della trattativa lo focalizza. 
La trattativa concretizza. 

Quindi la trattativa è la parte culminante di un processo complesso che ha al centro l'Azienda. Il potere contrattuale del Buyer è il potere contrattuale che l'Azienda gli ha affidato.

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