Criteri per la ripartizione del lavoro

 

Contesto

• Piccola e Media Impresa.
• Funzione Acquisti.

Scopo

Fornire i criteri per ripartire il lavoro tra gli acquisitori (Buyer) della Funzione Acquisti per massimizzare la prestazione. Questa frase nella sua banalità sposta l'attenzione su cosa è per noi la prestazione prioritaria. È forse il guadagno oppure è qualcosa d'altro? Questo lo scopriremo nel seguito.

Lo scopo di questo testo è molto più ampio di quanto il titolo faccia presagire. Qui andremo ad analizzare le attività che compongono il lavoro del professionista degli acquisti (brevemente Buyer). Analizzeremo i possibili modi di ripartire il lavoro partendo dal meno gestito.

Obbiettivo

L'obbiettivo è individuare il criterio ottimale di ripartizione del lavoro (caso per caso) anche dal punto di vista della digitalizzazione.

Introduzione

Il lavoro del Buyer è creativo e di responsabilità, è tutto ciò che vogliamo, ma deve essere organizzato con cura. Qui non parleremo dell'organizzazione della Funzione Acquisti, ma di un suo aspetto chiave la ripartizione del lavoro, quindi delle Richieste D'Acquisto (RDA). In altre parole, parleremo delle regole per l'assegnazione di una RDA a un Buyer.

Il lavoro all'interno della Funzione Acquisti può essere ripartito in diversi modi. La domanda base è quindi: Qual è il modo più conveniente? Questa domanda fa sorgere una seconda domanda: A chi deve essere conveniente? Tutti voi direte: Paolo che domanda fai? È ovvia la risposta: Conveniente per l'Azienda! In molte realtà le regole di ripartizione sono scelta per risolvere problemi aziendali specifici. Faccio alcuni esempi chiarificatori:

1. Potremmo associare a un Buyer tecnicamente preparato a un compilatore di RDA scarsamente preparato tecnicamente per compensare il deficit.
2. Se abbiamo diversi cantieri, potremmo associare un buyer per cantiere per avere un unico interlocutore.
3. Se abbiamo un compilatore di RDA poco ligio alle regole, potremmo associare un buyer super ligio.

Normalmente, se la ripartizione è scelta per risolvere o tamponare dei problemi, sarà difficile che massimizzi anche i guadagni. In realtà il problema rimane irrisolto (nascosto) e consumerà risorse.

Criteri per ripartire il lavoro

Stati

È utile raffigurare il processo di acquisto come una successione di stati. Per spiegare il concetto. distinguiamo gli stati:

• Distinta: quando la distinta è emessa.
• RDA: quando la RDA è emessa (cioè quando alle voci di distinta assegnate al flusso Buy (vedi Appendice #1) è assegnata la data di consegna).
• Richiesta D'Offerta (RDO): Quando sono messi in gare n Fornitori.
• Ordine D'Acquisto (ODA): Quando alla RDA sono aggiunte le informazioni del Fornitore che ha vinto la gara per formare l'ODA da inviare la Fornitore.
• Consegnato: Quando l'oggetto dell'ODA è stato consegnato dal Fornitore. 

NB: 

• Si è in uno stato fintanto che non si verificano le condizioni per il passaggio di stato.
• Se le condizioni di uno stato non sono più verificate si torna allo stato precedente.
• Il ragionamento è binario (o ci sono le condizioni per uno stato o non ci sono) e informatizzabile (molti ERP lavorano seguendo questa logica).

In questo modo di ragionare si distinguono le responsabilità e chi ha in carico il lavoro (chi ha in mano il pallino). Il ragionamento discende dalla teoria delle code ed è normalmente usato.

Facciamo degli esempi: 

1. Il Buyer prende dalla lista delle RDA una e la fa passare allo stato RDO coinvolgendo in una gara tre Fornitori. Quando assegna l'ODA a uno dei tre Fornitori la RDO passa allo stato ODA. Quando il Fornitore consegna l'ODA passa allo stato Consegna. Chiaro! 
2. Il Buyer prende dalla lista delle RDA una e la fa passare allo stato RDO coinvolgendo in una gara tre Fornitori. Nessun Fornitore centra il budget, e il Buyer ritorna allo stato di Distinta la RDO per modifica tecnica. Nuova emissione RDA. Nuova RDO. Questa volta il budget e raggiunto. Quando assegna l'ODA a uno dei tre Fornitori la RDO passa allo stato ODA. Quando il Fornitore consegna l'ODA passa allo stato Consegna. Chiaro!

Stato RDA

Quando arriva una nuova RDA questa va in coda a quelle già presenti, normalmente la coda è sotto forma di lista. Possiamo fare due ragionamenti:

1. Ogni Buyer prende le sue RDA.
2. Ogni Buyer vede solo le sue RDA 

Entrambi i casi funzionano, ma il secondo è efficiente. Mettetevi nei panni del Buyer che deve cercare le proprie righe in una lista che può essere lunga centinaia e centinaia di righe. Già adesso vi chiedo di avere pietà se salta qualche RDA. Immaginatevi se ora se dovrebbe raggruppare più RDA simili. Vi ho convinti che il caso 1 è efficiente solo se avete un unico Buyer? Direi di sì!

Come possiamo rendere visibile ad ogni Buyer solo le sue RDA? 

1. Scriviamo delle regole informatizzabili.
2. Usiamo le regole per filtrare le RDA (per esempio ogni Buyer ha accesso alla lista RDA ma filtrata).
3. Ogni Buyer dovrebbe avere la possibilità di passare una RDA a un suo collega Buyer.

Criteri

Ora che abbiamo costruito la struttura logica possiamo passare all'analisi dei criteri. Per fare questo dobbiamo scrivere le nostre priorità tra:

• Guadagno.
• Problemi all'Organizzazione.

Se il Guadagno è prioritario allora sarò portato a specializzare i Buyer per Classe Merceologica. I problemi organizzativi saranno vissuti come un ostacolo al Guadagno e se le persone (coinvolte) saranno lungimiranti risolti alla base.

Se la soluzione ai Problemi all'Organizzazione è prioritaria allora sarò portato a colmare le lacune a monte della Funzione Acquisti con una assegnazione diretta del Buyer al problema. In questo caso potremmo avere:

• Una perdita di Guadagno primo perché è in priorità due, secondo a causa di più Buyer che insistono sugli stessi Fornitori (quindi un limitato uso della domanda come leva sul Guadagno).
• Demotivazione alla soluzione del problema alla base e di conseguenza si potrebbe creare un malessere le cui manifestazioni potrebbero portare alle dimissioni del profilo più ricco.

Conclusioni

Due sono le cose basilari:

1. Ogni Buyer deve vedere solo le proprie RDA. Solo così potrà gestire al meglio il proprio lavoro e la supervisione essere efficacie.
2. Il criterio a cui tendere è quello del Buyer per Classe Merceologica.

È evidente che il criterio migliore è quello del Buyer per Classe Merceologica. Salvo i casi in cui i problemi all'organizzazione sono così acuti da superare qualsiasi Guadagno generato dal criterio Buyer per Classe Merceologica. Quando i problemi sono così acuti è conveniente il criterio di assegnazione diretta del Buyer al problema.

Il tutto è ora semplice, in realtà metterà a nudo alcuni problemi, che potrebbero essere anche relazionali tra le Funzioni Aziendali.

Appendice #1

Nella fase progettuale e/o di pianificazione a un certo punto per ogni dettaglio si pone la domanda: Costruiamo internamente o compriamo? Questa domanda è comunemente conta come Make or Buy? Sono quindi identificati due flussi; il flusso Make per i componenti costruiti internamente; il flusso Buy per i componenti da acquistare.

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