Sistema di Rilevamento "Radar" dei Fornitori / Suppliers "radar" detection system

 

Contesto

• Piccola e Media Impresa.
• Funzione Acquisti.

Scopo

Il profitto dipende dalla capacità di soddisfare il Cliente, aggiungo "in qualsiasi caso". Lo scopo di questo testo è gettare le basi teoriche di un sistema strutturato in grado di rispondere in tempo reale alle domande:

1. Quali sono i Fornitori potenzialmente in grado di fornire un determinato prodotto e/o servizio?
2. Quali sono le classi merceologiche con una bassa copertura di Fornitori?
3. Come sono distribuiti i fornitori per classe merceologica e area geografica?

Più in generale la domanda è: quali sono le alternative (Fornitori) in caso di interruzione di una e/o più Supply Chain?

Introduzione

Cosa intendo per radar? La definizione è mutuata dallo strumento radar in uso nelle torri di controllo degli aeroporti. L'operatore osserva sullo schermo un segmento che ruota attorno a una sua estremità, l'altra estremità descrive un cerchio. L'area della circonferenza corrisponde a una porzione circolare di superfice terrestre. Qualsiasi oggetto sufficientemente riflettente l'onda elettromagnetica del radar è rappresentato da un puntino con quota e posizione dal centro del radar. 

Come immagini, stiamo parlando di un sistema che non esiste ancora in forma strutturata, anche se tutti, e ripeto tutti, i professionisti degli acquisti hanno (la rubrica telefonica, i contatti social, etc.).

Definizione di Sistema di rilevamento "radar" dei fornitori (SRRF):

Definiamo Sistema di Rilevamento "Radar" dei Fornitori (SRRF) quel sistema che rende visibile e contattabile un Fornitore dalla Funzione Acquisti.

La lista dei Fornitori in anagrafica fa parte del radar. La lista dei Fornitori presente nella rubrica personale dei professionisti degli acquisti fa parte del radar anche se non è di "proprietà" dell'Azienda. La lista dei Fornitori contattati dalla Funzione Vendite fa parte del radar anche se l'esistenza di buona parte di essa è ignorata dai professionisti degli acquisti. Potrebbe essere che altre persone dell'Azienda entrino in contatto con potenziali Fornitori senza condividere l'informazione.

L'Azienda ha un radar molto più vasto di quanto ne abbia consapevolezza. Le tecnologie digitali attuali e una buona dose di mestiere possono essere usate per raccogliere queste informazioni (in modo strutturato), analizzarle e condividerle.

Obbiettivo

Teorizzare un Sistema di Rilevamento "Radar" dei Fornitori.

Radar

Come abbiamo detto il radar è il sistema che rende visibile e contattabile un Fornitori. Cioè, i professionisti degli acquisti hanno le informazioni per contattare il Fornitore. Il generico Fornitore può trovarsi in uno dei due stati:

1. Fornitore dentro al raggio d'azione del radar.
2. Fornitore fuori dal raggio d'azione del radar, quindi invisibile all'Azienda.

L'attività di scouting serve proprio a portare dentro al SRRF i Fornitori lì dove c'è una criticità da risolvere o per la semplice brama di trovare fornitori più competitivi.

Scomponiamo il SRRF in blocchi semplici

Le informazioni esistenti in Azienda (e da portare all'interno del SRRF Aziendale) posso essere:

1. Strutturate:
• Anagrafica presente nel ERP (gestionale).
• Anagrafica presente nel software per la gestione della Qualifica Fornitori.
• Etc.
2. Non strutturate:
• File Excel.
• File Word.
• Tra i preferiti del browser.
• Biglietti da visita (per i più romantici).
• Etc.
3. Labili:
• Informazioni raccolte solo verbalmente o visivamente

Il SRRF è alimentato dagli stakeholders:

1. Funzione Acquisti.
2. Funzione Vendite.
3. Funzione Preventivazione.
4. Funzione Ricambi.
5. Amministratore Delegato / Titolare.
6. Consiglio di Amministrazione.
7. Fornitori (autocandidature).

Composizione del sistema SRRF

È evidentemente condizione necessaria la raccolta strutturata delle informazioni per permettere l'analisi, e l'utilizzo della tecnologia cloud abilitare la raccolta, la consultazione, la reportistica e l'uso in qualsiasi occasione e con qualsiasi dispositivo.

Il contributo di tutti gli stakeholders massimizza il risultato e minimizza i costi Aziendali ma non è una condizione necessaria per il successo di un progetto SRRF.  

I requisiti minimi del sistema SRRF sono:

1. Un' unica banca dati strutturata (cloud) e connessa con le atre banche dati strutturate aziendali (esempio: ERP, piattaforma di e-procurement, etc.).
2. Accessibile in lettura e scrittura a tutti gli stakeholders tramite piattaforma cloud.
3. Strumenti di analisi.

User journey

Il percorso dell'utente per caricamento nuovo Fornitore è:

1. Accesso alla piattaforma (login).
2. Caricamento dati nuovo potenziale Fornitore.
3. Verifica dupplicati.
4. Logout.

Il percorso dell'utente per consultazione è:

1. Accesso alla piattaforma (login).
2. Consultazione per chiavi (nome, regione, prodotto, etc.).
3. Contatto con Fornitore per acquisire informazioni sull'interesse a entrare in affari. In caso affermativo l'utente invierà il link al Fornitore per l'auto qualifica o in mancanza acquisirà le informazioni per qualificare il Fornitore.
4. Logout.

Il percorso dell'utente per consultazione report di Business Intelligence è:

1. Accesso alla piattaforma (login).
2. Consultazione report con la possibilità di applicazione filtri.
3. Logout.

Aspetti rappresentativi

La distanza di un Fornitore dal centro del radar rappresenta:

1. La distanza tra sito produttivo del Fornitore e il sito di destinazione della fornitura.
2. Il livello di coinvolgimento. Se il Fornitore è un partener usuale la distanza è minima, se il Fornitore è noto ma non ci sono stati contatti la distanza è massima.
3. Etc. 

GDPR

Attenzione deve essere fatta alla raccolta delle sole informazioni necessarie (nome azienda, ragione sociale, indirizzo, tipologia prodotti, telefono centralino, e-mail generiche) qual ora per opportunità non si chieda il consenso.

Conclusioni

Tutte le Aziende hanno uno o più radar in Funzione Acquisti. Normalmente anche oggi, ogni professionista degli acquisti ha un suo radar che difficilmente condivide. 

Le tecnologie digitali odierne abilitano modalità operative inimmaginabili sono qualche anno fa. Esse, permettono di centralizzare le informazioni (la conoscenza) in un unico radar condiviso e di proprietà dell'Azienda. 

Un sistema così fatto permette al Responsabile della Funzione Acquisti e alla Direzione Aziendale di avere una misura delle alternative suddivise per classe merceologica o altro criterio. È il caso giusto per citare l'adagio popolare: A buon intenditore poche parole.

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