Scouting

 

Contesto

• Piccola e Media Impresa
• Funzione Acquisti

Introduzione

Per scouting si intende l'attività di ricerca di nuovi Fornitori. Questa semplice frase sottintende due cose importanti:

1. L'Azienda e il Fornitore sono disposti a entrare in affari;
2. Che il Fornitore abbia nel complesso una prestazione (potenziale) migliore di quella dei Fornitori in uso.

Lo scouting è il principale strumento di reazione della Funzione Acquisti agli stati di crisi o nei progetti di riduzione costi.
Lo scouting è terribilmente importante quando il mercato dei Fornitori è sollecitato da eventi drammatici.

Obbiettivo

Fornire una guida per svolgere efficacemente ed efficientemente l'attività di scouting.

Attività di scouting

1. Quando investire tempo e denari nella attività di scouting

In generale si investe tempo e denaro nell'attività di scouting, cioè per trovare nuovi Fornitori, quando:

1. se pur i Fornitori esistenti soddisfano i vincoli aziendali si vuole migliorare ulteriormente;
2. i Fornitori esistenti non sono in grado di soddisfare i vincoli aziendali.

Il punto 1 è normalmente una libera scelta, quindi pianificabile.

Il punto 2 è normalmente una scelta necessaria, poco libera e poco pianificata. Gli effetti sulla supply chain della pandemia e del conflitto in Ucraina ricadono in questo secondo caso.

2. Lo scouting

L'attività di scouting può essere suddivisa logicamente nelle seguenti sotto attività, ogni sotto attività filtra sempre più finemente il numero dei potenziali Fornitori:

1. Identificare il Fornitore target:
1. Capacità;
2. Dimensione;
3. Area geografica;
4. Referenze;
5. Criteri minimi di qualificazione.
2. Ricerca e raccolta informazioni sui potenziali Fornitori:
1. Svolta dalla Funzione Acquisti;
2. Commissionata a società specializzate.
3. Primo contatto e misurazione interesse dei potenziali Fornitori:
1. Canali per primo contatto: social; e-mail; telefono; etc.
2. Raccogliere ulteriori informazioni e sottoporre il questionario di autovalutazione Fornitore (meglio se online).
4. Valutazione della competitività:
1. Tutti i Fornitori che raggiungono questo livello sono sottoposti a una gara fondamentalmente per valutare il livello dei prezzi e del servizio offerto;
5. Assegnazione dell'Ordine di Acquisto di prova al vincitore della gara.
6. Report di chiusura attività di scouting.

Tre sono i risultati utili dell'attività di scouting:

1. Il Fornitore vincitore;
2. La lista dei Fornitori che non hanno vinto;
3. Le informazioni raccolte.

Considerazioni operative

L'attività di scouting è normalmente fatta dalla Funzione Acquisti. È una attività discontinua che richiede abbastanza tempo, da settimane a mesi. Per essere più efficienti consiglio di dotarsi di una piattaforma di e-procurement nella quale è possibile avere un'area per l'auto qualificazione dei Fornitori e una per gestire le gare.

Conclusioni

Lo scouting è una attività esplorativa del mercato dei Fornitori. È vitale per tutte le Funzioni Acquisti perché:

1. fornisce dati oggettivi per la misura della propria prestazione;
2. raccoglie dati utili a reagire velocemente alle perturbazioni impreviste della supply chain;
3. riduce la tendenza ad usare sempre gli stessi Fornitori anche quando perdono in competitività.

L'attività di scouting dà il suo massimo valore aggiunto quando il processo è digitalizzato e i dati raccolti sono condivisi con le altre Funzioni aziendali. 

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