Gestione strutturata della Spesa (Expense Management)

La gestione della spesa è una tecnica di per sé semplice e nota. Semplicemente è detta gestione della spesa la tecnica che analizza i dati di approvvigionamento per determinare gli accorpamenti in categorie e (per ogni categoria) fornire sintesi utili a identificare la strategia migliore. Normalmente questa analisi, in maniera destrutturata o inconscia (senza analizzare i dati), è fatta da tutti i professionisti degli acquisti ed è quindi nota con scarsa chiarezza. La gestione della spesa strutturata ha l'obbiettivo di fare chiarezza sulla spesa totale dividendola in insiemi omogenei e, conseguentemente, sviluppare e migliorare le strategie che massimizzano i risparmi.

I passi principali per la gestione strutturata della spesa 

1. Identificare le Categorie di spesa: Raccogliere e categorizzare i dati della spesa che sono omogenei per tipologia del Fornitore, per frequenza d'acquisto, etc.
2. identificare i Bisogni per categorie: Identificare:
1. i bisogni dell'Azienda e degli Stakeholder;
2. le spese critiche e non critiche.
3. Identificare la Struttura di governo di ogni categoria: Definendo:
1. i sistemi di misura (KPIs); 
2. le metodologie di risparmio ammesse (per esempio il risparmio sarà sul prezzo, sul servizio, etc.); 
3. la cadenza dei rapporti;
4. Assegna la priorità ad ogni categoria in funzione a:
1. Valore monetario;
2. Importanza strategica;
3. Tempo da ultimo acquisto;
4. Fattori che determinano i costi;
5. Condizioni specifiche della categoria di spesa;
6. Disponibilità.
5. Consegna la strategia per ogni Categoria: Decidi la migliore tattica di riduzione della spesa per ogni progetto e inizia. Inizia a ridurre la spesa!

Le soprastanti sono linee guida, necessariamente generiche, che dovranno essere calate nella realtà di ogni singola Azienda.

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