Processo di acquisto in pratica

La Funzione Acquisti gestisce dati. Nelle Piccole e Medie Imprese manifatturiere tutte le Funzioni Aziendali a parte la Funzione Produzione e "Cantiere" gestiscono dati. In questo articolo analizzeremo il processo di acquisto nella pratica quotidiana. Cioè il processo che partendo dal fabbisogno aziendale approvvigiona materiali e/o servizi. 

Iniziamo con definire:

• Punto di partenza è l'evento "Emissione Richiesta d'Acquisto (RDA)" per un determinato prodotto e/o servizio:
• La RDA include come minimo le informazioni:
• Data emissione RDA;
• Descrizione tecnica del prodotto e/o servizio;
• Quantità;
• Data di consegna richiesta;
• Soglia di spesa.
• Punto di fine è l'evento "Fine periodo di garanzia prodotto/servizio" di un determinato prodotto e/o servizio.

Il processo di acquisto è divisibile in fasi e eventi (caso #1):

• Eventi:
• Data emissione RDA: è il mandato alla Funzione Acquisti per approvvigionare;
• Data emissione Ordine di Acquisto (ODA): è il contratto che impegna il fornitore alla fornitura di beni e/o servizi contro un corrispettivo;
• Data consegna
• Data di saldo corrispettivo: è la data alla quale tutto il dovuto è stato versato al Fornitore. Si potrebbero presentare diversi eventi di pagamento, tra cui pagamento in un'unica soluzione o pagamenti multipli. Il saldo è tra tutti il più importante;
• Data fine garanzia: è la data di fine del contratto di acquisto. Rimangono in essere le disposizioni di legge in materia di sicurezza.
• Fasi:
• Richiesta d'Offerta: è una fase perché potrebbe non esaurissi in un unico evento;
• Trattativa: è la fase principale del processo di acquisto dove si raccoglie i frutti del lavoro pregresso. Metaforicamente è il momento in cui il pescatore recupera la rete da pesca. Il pescato potrebbe andare bene oppure no. 

Normalmente gli obbiettivi dati alla Funzione Acquisti sono trainati da:

• Ottimizzazione delle scorte;
• Ottimizzazione del flusso di cassa.

Di conseguenza la data di consegna coincide (a parte un margine di sicurezza) con la data di uso del bene e/o servizio. Quindi la ritardata consegna è un problema. Per ridurre questo problema si aggiunge a livello di processo di acquisto l'attività di Expediter (caso #2). E' una attività di controllo sullo stato avanzamento dei lavori.

Fino ad ora abbiamo considerato il caso semplice in cui gli obbiettivi sono raggiunti e l'ODA è emesso. Esaminiamo altri dove il mancato rispetto dei vincoli spingono l'acquisitore a ritornare alla fase precedente o chiedere autorizzazione a procedere (come nel gioco dei Monopoli). I casi salienti sono:

Caso #3: In fase di RDO nessuno dei Fornitori interpellati rispetta tutti i vincoli al netto di una ragionevole trattativa (siamo tanto fuori).

Possibili reazioni dell'Acquisitore:

• Acquisire informazioni:
• Capire dai Fornitori i perché e le alternative;
• Interpellare ulteriori Fornitori;
• Agire in funzione delle informazioni. Gli scenari possono essere:
• Il decisore NON modifica la RDA;
• Il decisore modifica la RDA.

Caso #4: In fase di trattativa uno o entrambi dei due vincoli (data consegna o soglia di spesa) non è rispettato dalla migliore offerta trattata.

Possibile reazione dell'Acquisitore:

• Sottopone per approvazione i risultati della trattativa al decisore; Il decisore può:
• Approvare;
• Non approvare, normalmente in questo caso l'acquisitore dovrà ripartire dalla fase RDO con un altro gruppo di fornitori.

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