Funzione Acquisti e connessione dati con Fornitori

 

Panoramica sui concetti chiave della connessione dati con i Fornitori.

Le aziende di oggi operano in un mondo iper-connesso (pensa ai "canali" più diffusi come: ricerche Google; sito web; LinkedIn; Facebook; Instagram; i portali di vendita dei fornitori; etc). Questi "canali" possono essere attivati per raggiungere i Clienti e/o i Fornitori. 

Nel caso specifico della Funzione Acquisti, alcuni di questi canali servono per:

• Raggiungere nuovi Fornitori (scouting). Si può fare in due modi:
• Ricerca diretta utilizzando:
• Motori di ricerca;
• Ricerca a pagamento:
• Utilizzando siti per l'incontro della domanda e offerta (normalmente l'inserzionista paga i servizio);
• Incaricando società specializzate;
• 
  Scambiare dati in tempo reale con i Fornitori. Ho rappresentato nella matrice accanto i possibili casi:
  
1. Quadrante III: Il Fornitore mette a disposizione dell'Acquisitore i suoi dati sulla sua piattaforma. L'acquisitore accede e inserisce i suoi dati (selezione forniture, data e luogo di consegna, etc.) per concludere l'ordine.
2. Quadrante II: L'acquisitore mette a disposizione dei Fornitori autorizzati i suoi dati. Distinguiamo i casi:
• L'Acquisitore e il Fornitore hanno stipulato un accordo quadro:
• I dati messi a disposizione saranno: cosa e per quando sulla sua piattaforma. Di conseguenza il Fornitore pianifica la sua produzione e/o segnala criticità;
• L'Acquisitore deve approvvigionare materiali e/o servizi:
• I dati messi a disposizione sono: quantità; disegni e/o specifica tecnica; data e luogo di consegna; etc. Di conseguenza i vari fornitori inseriranno i loro dati d'offerta nel portale.
3. Quadrante IV: Acquisitore e Fornitore mettono a disposizione in tempo reale i loro dati. Distinguiamo i casi:
• L'Acquisitore e il Fornitore hanno stipulato un accordo quadro:
• L'Acquisitore condivide informazioni riguardanti la domanda pianificata di materiale e/o servizio;
• Il Fornitore condivide informazioni riguardanti la capacità produttiva.
• L'Acquisitore deve approvvigionare materiali e/o servizi. 
• Qui siamo troppo avanti con il ragionamento, per continuità con il ragionamento fatto il Fornitore dovrebbe avere un algoritmo di preventivazione, ma siamo troppo oltre. 
4. Quadrante I: Siamo nel caso del telefono, email e gestionale (ERP).

I dati da scambiare tra Fornitore e Acquisitore sono solo quelli strettamente necessari alla efficiente e efficacie gestione della fornitura. Potrebbero essere dati in uso oppure dati calcolati. Esempio: la giacenza di magazzino del prodotto da consegnare è un dato in uso, il tempo di fabbricazione è la somma di tanti tempi. La lista dati condivisi dovrà essere concordata in fase di negoziazione. Così come la frequenza di aggiornamento.

Oggi si stanno diffondendo le piattaforme dei Quadrante II e III. Sono normalmente del tipo "end-to-end" che gestiscono tutto il ciclo di vendita o di approvvigionamento (dipende se è del Fornitore o dell'Acquirente), dall'inizio alla fine.

Ad oggi non conosco piattaforme che comunicano (Quadrante IV) a un costo ragionevole. Ma sto lavorando per questo risultato.

Normalmente le piattaforme hanno un modello di business del tipo SaaS (Software as a service), cioè si paga per il servizio.

Normalmente solo una parte del flusso acquisti potrà essere inviato dal gestionale (ERP) alla piattaforma (Quadrante II e IV). Per poi rientrare in gestionale quando i dati operativi sono disponibili per compilare l'ordine di acquisto (ODA). Per esempio, uno dei primi flussi che si possono deviare su piattaforma è quello degli acquisti a listino (a prezzi concordati e fissi per un periodo definito). Nei casi Quadrante I e III il flusso esce dal gestionale con la Richiesta D'Acquisto (RDA) e rientra quando l'Acquisitore compila l'ordine d'acquisto. Quindi abbiamo una importante attività manuale dell'Acquisitore. 

Senza citarlo fino ad ora abbiamo parlato di e-procurement. La società di consulenza Accenture (la più innovativa nel suo settore) propone 5 fattori chiave per il successo dell'e-procurement:

1. Dati e Ispirazione:
1. Cercare e trovare dati internamente e esternamente all'Azienda per rilevare:
1. Cosa è stato comprato;
2. A che prezzo;
3. Perché.
2. Manutenzione dei dati (ho preso licenza di integrare i 5 punti si Accenture). 
2. Strumenti tecnologici:
1. Per analizzare i dati e automatizzare il lavoro servono strumenti adatti.
3. Esperienza utente intuitiva:
1. Gli strumenti di e-procurement devono essere intuitivi per incoraggerà l'uso.
4. Talenti:
1. Lo spostando del lavoro ripetitivo dall'uomo alle macchine e l'accumulo di dati prima inimmaginabili lascerà spazio solo agli specialisti (alcuni dei quali nuovi):
1. del mercato dei fornitori per settore;
2. in progettazione;
3. di intelligenza artificiale e analisi dati;
4. di informatica.
5. Politiche e Procedure:
1. Questo nuovo modo di lavorare, sgravato dei lavori ripetitivi, richiederà politiche e procedure consone a far capire la nuova ripartizione delle responsabilità.

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Post pesantemente rivisto il 23.08.2021

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