Richiesta per Soluzione (Request For Solution)

 

Consideriamo i casi in cui sono stati condivisi dalla Direzione Aziendale obbiettivi ambiziosi a taluni servizi o forniture terziarizzate. Questi obiettivi coinvolgono la Funzione Acquisti ma non solo. Per esempio un Cliente chiede un macchinario o un servizio che manca dal programma.

In questi casi l'Azienda è normalmente sprovvista o non intenzionata ad acquisire le competenze specifiche. Se cosi è, alla Funzione Acquisti spetta proporre il problema al mercato dei Fornitori con mente aperta e in modo strutturato. Cioè tramite una Richiesta per Soluzione (Request For Solution (RFS)) scritta dalla Funzione Tecnica in collaborazione con la Funzione Acquisti. La Richiesta per Soluzione deve essere essenziale e limitata solamente a cosa si vuole ottenere e vitando con cura di indicare il "come" si vuole ottenere. Qualsiasi indicazione anche parziale del "come" riduce la probabilità di successo. 

La Richiesta per Soluzione è una attività assolutamente conosciuta. Spesso è fatta dalle vendite, perché sono i primi che devono rendere conto della fattibilità della loro proposta/offerta al Cliente. I professionisti degli acquisti sanno benissimo che questo è un passo cruciale per il successo. Ed è per questo motivo che gli spinge a partecipare a questi momenti topici per capire come gestire al meglio il negoziato. Purtroppo registro che in diversi casi sono tenuti fuori dai giochi. I motivi sono da ricercarsi in una visione a "compartimenti stagni" dell'Azienda. In cui si confonde la responsabilità di un processo con la facoltà di limitare il flusso delle informazioni. 

Riprendiamo il filo del ragionamento, poco importa chi contatta il fornitore (Vendite, Tecnico o Acquisti), l'importante è che la Funzione Acquisti sia coinvolta da subito, determini l'approccio al Fornitore e l'evoluzione del negoziato. In questo modo è assicurata la continuità dalla prima fase di approccio al raggiungimento dell'obbiettivo senza soluzioni di continuità. Nel caso in cui la Funzione Acquisti manchi delle competenze necessaire nella fase iniziale allora un supporto esterno risolve la situazione la dove serve. L'importante è che la Funzione Acquisti sia il negoziatore dall'inizio alla fine, piuttosto di un passaggio di consegne dove la Funzione Acquisti è l'ultimo stadio. 

Addendum

Categorizzazione in funzione dello scopo delle richieste d'offerta nel mondo degli acquisti:

RFI: Request for Information - Normalmente quando l'obbiettivo è raccogliere informazioni di base, tempi, costi, etc.

RFQ: Request for Quotation  - Normalmente quando il cosa comprare e perfettamente identificato senza ombra di dubbio

RFP: Request for Proposal - Normalmente quando il cosa comprare è definito ma il fornitore ha dei gradi di liberta.

RFS: Request for Solution - Quando l'oggetto del negoziato è più un "obbiettivo" che un "prodotto e/o servizio".

www.pbagnariol.com