Chi guida la spesa di una Azienda?

Con il nome guida la spesa si intendono quelle entità (interne e esterne all'Azienda) che determinano quanto, quando o dove saranno spesi i soldi dell'Azienda per realizzare un determinato prodotto. Esempio: l'Ufficio Progettazione inserendo in distinti materiali (BOM) cuscinetti SKF guida l'Ufficio Acquisti a comprare cuscinetti SKF. Se ora la Funzione Programmazione della Produzione richiede tempi di consegna brevi, questo guida la Funzione Acquisti a comprare là dove sono disponibili piuttosto che dal Fornitore normale. 

Il nome guida la spesa serve per evocare tutti quei flussi o dinamiche interne o esterne all'Aziendali che indirizzano la spesa. È guardare da distante il flusso per distinguere le singole dinamiche e responsabilità. Questi flussi possono essere efficaci ed efficienti o nessuno dei due, in mezzo troveranno posto tutte le sfumature. L'utilità di questo approccio è intercettare quelle fonti di risparmio dove le altre tecniche investigative falliscono. Sarà facile poi impostare un piano d'azione per ottenere i risparmi.

Per capire come questa visualizzazione dei flussi possa esserci utile a trovare i risparmi latenti dividiamo i flussi in funzione delle entità coinvolte:

• Spesa guidata da entità interne all'Azienda;
• Spesa guidata da entità esterne all'Azienda;
• Spesa guidata da entità interne e esterne all'Azienda.

Spesa guidata da entità interne all'Azienda. 

Normalmente le entità che precedono la Funzione Acquisti guidano la spesa:

• Funzione Vendite (perché concorda con il Cliente lo scopo di fornitura, eventualmente la lista dei Fornitori);
• Funzione Preventivazione (perché fa parte del processo di preparazione dell'offerta);
• Funzione Tecnica (perché fa parte del processo di preparazione dell'offerta e perché definisce la lista materiali, BOM);
• Funzione programmazione della produzione;
• Funzione Amministrazione (perché esegue i pagamenti).

Alcuni esempi:

• Funzione Vendite quando:
• La sua azione limita il campo d'azione degli acquisti senza una adeguata contropartita nel prezzo al Cliente;
• Stringe accordi con alcuni Fornitori (prezzi, tempi di consegna, pagamenti, etc.) senza coinvolgere la Funzione Acquisti;
• Propone tempi di consegna incompatibili con i normali tempi di consegna dei Fornitori accettati dal Cliente; 
• Funzione Pianificazione della Produzione quando: 
• Da visibilità a breve termine:
• Pianifica le commesse all'ultimo minuto piuttosto che al momento della messa a disposizione delle distinte;
• Utilizza Lead Time (intervallo di tempo medio tra data emissione Richiesta D'Acquisto e data di consegna effettiva) sbagliati;
• I Lead Time sbagliati (inferiore alla realtà) generano emergenze (riduzione dell'efficienza);
• Funzione Progettazione quando:
• È assente (o e troppo vasta) la standardizzazione dei componenti;
• Le scelte tecniche sono a personam piuttosto che di Funzione (progettisti diversi usano soluzioni diverse per progetti simili);
• Le scelte tecniche che limitano drasticamente il numero di fornitori; 
• C'è chiusura preconcetta alle proposte di riduzione costi da parte fornitore;
• Funzione Amministrazione quando:
• Usa la pratica dei ritardati pagamenti.

NB: Il generico fornitore la prima volta potrebbe fa esperienza. Le volte si comporta in funzione dell'esperienza accumulata.

Spesa guidata da entità esterne all'Azienda:

Le entità esterne sono normalmente fuori dal controllo dell'Azienda, possiamo dividerle in:

• Entità che influenzano tutto o una parte del mercato dei Fornitori:
• Entità Politiche;
• Entità Finanziarie;
• Entità associative (cartelli);
• Entità monopoliste;
• Etc.
• Entità puntuali:
• Il singolo Fornitore può guidare la spesa:
• Influenzando persone della Funzione Vendite o Progettazione o la Direzione Aziendale;
• Aggiungendo costi per:
• Ritardata consegna;
• Attività di Expediting superiori alla media;
• Attività di sollecito alla:
• Consegna offerta;
• Consegna merce/servizio;
• Consegna documentazione e/o informazioni;
• All'intervento in garanzia.

Spesa guidata da entità interne e esterne all'Azienda

È la combinazione dei due casi precedenti. Per esempio, il Fornitore "X" facilità il lavoro del progettista "Y" fornendo gratuitamente: catalogo; consulenza; libreria e disegni in formato digitale; etc). Il quale userà la libreria del Fornitore e quindi inserirà in distinta i componenti del Fornitore. La distinta si muoverà nel flusso per diventare RDA, ed è in questo momento che sorgerà il problema, in alcuni casi è troppo tardi.  

Nota finale

Il solo pensare a questo punto di vista "chi guida la spesa" è illuminante. Gli esempi riportati hanno lo scopo di ispirare con poche parole il come questo punto di vista possa essere utile nel vostro caso specifico. 

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