No alla burocrazia nella Funzione Acquisti

La Funzione Acquisti è per la sua natura commerciale (normalmente la prima voce di spesa e di risparmio) e l'anello centrale del ciclo produttivo. Per questi due motivi spesso si creano quelle situazioni in cui alla Funzione Acquisti sono assegnate attività burocratiche. La parola stessa burocratiche evoca repulsione e sdegno. In termini operativi è una perdita di efficienza, quindi di soldi. Le attività burocratiche sono normalmente una sofferenza che erode tempo ed entusiasmo al gruppo degli acquisitori. È evidente che detesto la burocrazia.

Per risolvere le inefficienze della burocrazia dobbiamo guardare al contesto piuttosto che al caso specifico. Infatti, le attività parassite (burocratiche) si generano in tutti quei casi in cui una specifica regola è stata scritta senza un adeguato approfondimento e senza considerare (o escludendo a priori) l'automazione dell'attività. Un tale processo logico porta, inevitabilmente, a utilizzare una persona per svolgere l'attività. Nel 99% dei casi questa attività consiste nell'inserimento di dati nel gestionale (data entry).  

Ho visto molti casi di questo tipo, di persone costrette a fare attività di data entry totalmente inutili per la loro missione aziendale. Automatizzare queste attività vuol dire aumentare l'efficienza, motivare le persone e ottenere gratitudine. Due sono, a mio avviso, gli aspetti chiave che devono essere (miscelati) reciprocamente modificati per ottenere un tutt'uno, mi riferisco a: 

• Regole.
• Strumento digitale (normalmente il gestionale).

I passi per ottenere un tutt'uno tra regole e strumento digitale sono:

1. Capire le ragioni di fondo, il perché, di cosa vogliamo fare;
2. Capire chi ha la vera responsabilità; 
3. Capire dove sono le informazioni necessarie;
4. Capire come il gestionale può accedere alle informazioni e svolgere l'attività;
5. Analizzare se la soluzione informatica è in accordo con la ratio delle regole aziendali. 
6. Implementare la soluzione nello strumento digitale;
7. Formare le persone coinvolte;
8. Controllare il corretto uso.

Possiamo dire, in coscienza, che ogni attività burocratica è una ottima occasione per migliorare l'efficienza.

L'esempio tipico di attività burocratica a valore aggiunto nullo è la formalizzazione degli ordini per sanare i casi in cui il prodotto o il servizio è entrato in Azienda senza regolare ordine della Funzione Acquisti. Esempio: sostituzione attrezzature danneggiate (un trapano) o mancanza di minuterie (viterie). Normalmente un dipendente in tutta urgenza si reca dal rivenditore per acquistare i materiali, ovviamente non c'è tempo per fare precedere l'ordine. In un secondo momento gli acquisti dovranno ricostruire la situazione ed emettere l'ordine per uso documentale interno. Questo è un esempio di attività a valore aggiunto nullo per gli acquisti.

Per noi tutti è ragionevole prendere atto che questi casi esistono e scatenano attività che riducono l'efficienza della Funzione Acquisti. La domanda è: Come posso coniugare flessibilità e efficienza? Semplicemente automatizzando la creazione dell'ordine (per uso interno). È possibile e annulla gli errori.

Sanare queste attività parassite è un duro lavoro che richiede perseveranza e una assidua ricerca della verità sottostante. 

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