Cause d'inefficienza della Funzione Acquisti

Conoscere le cause di fondo delle inefficienze è il passo necessario per risolverle e risparmiare soldi. Qui sono elencati gli indizi più ricorrenti: 

1. Esclusione della Funzione Acquisti dalla fase di sviluppo prodotto. Sovente nelle Piccole e Medie Imprese (PMI) la Funzione Acquisti è sistematicamente esclusa dalle riunioni per lo sviluppo del prodotto. Questo ha senso quando l'agenda prevede argomenti secondari in cui è sufficiente un coinvolgimento estemporaneo. Mentre quando l'agenda include le forniture strategiche è giusto e fortemente consigliato coinvolgere la Funzione Acquisti. La quale potrà fornire il suo contributo o iniziare a raccogliere le informazioni necessarie a definire la strategia d'acquisto.  
2. Emergenze sistematiche. Tutti noi esperti del settore abbiamo sperimentato quanto le "emergenze" riducano l'efficienza. Pochi l'hanno misurata, i più la considerano fisiologica, qualcuno conosce le cause. Le emergenze si possono categorizzare in:
1. Emergenze occasionali. Sono emergenze che si verificano occasionalmente;
2. Emergenze sistematiche. Sono emergenze che si verificano periodicamente e le cause sono sempre le stesse. Sono le principali cause di emergenze sistematiche:
1. Giacenze di magazzino sbagliate (diverse dalla quantità presente nel gestionale). 
1. Esempio: La produzione usa componenti diversi da quelli previsti in distinta materiali (BOM); 
2. Lead Time sbagliati (il LT è tempo tecnico del processo di acquisto dalla presa in carico della RDA alla consegna del Fornitore). Errori nei LT comportano consegne in ritardo oppure una bassa qualità nella programmazione degli acquisti.
3. Procedure inefficienti. Gli acquisti posso essere la causa o soffrire di alcune inefficienze interne:
1. Inefficienze interne causate da pratiche sbagliate della Funzione Acquisti:
1. Qualsiasi costo a carico del Fornitore ma non incluso nel prezzo concordato in ordine è una causa di difformità della fattura dall'Ordini Di Acquisto (ODA). Esempio classico: trasporto addebitato in fattura. Questa è una pratica assolutamente da evitare;
2. Ordini Di Acquisto (ODA) con quantità non commerciali potrebbero essere la causa di DDT non conformi all'Ordine Di Acquisto (ODA). In quando il Fornitore userà le quantità commerciali per compilare il DDT.
2. Inefficienze interne che mettono in sofferenza la Funzione Acquisti:
1. Qualsiasi acquisto fatto in deroga al flusso documentale aziendale è la causa di una attività post acquisto (normalmente a carico della Funzione Acquisti) di costruzione del flusso documentale mancante ma necessario a tracciare la spesa e alla Funzione Amministrazione per eseguire il pagamento.
3. Inefficienze interne trasversali a tutte le Funzioni (normalmente connesse con la gestione del Fornitore del gestionale (ERP)):
1. In alcuni casi ho osservato inefficienze causate dal Fornitore del gestionale che ha evitato di fare l'automatizzazione di alcune attività per salvaguardare il proprio budget;
2. Più spesso alcune inefficienze sono causate dalla Funzione Aziendale che ha monopolizzato le personalizzazioni del gestionale con poca consapevolezza delle necessità delle altre Funzioni.

Conclusione

Questa è una breve ma focalizzata carrellata di manifestazioni d'inefficienze. Se esistono è perché l'evoluzione del mercato e/o la tecnologica le ha fatte emergere, come quando la marea ritraendosi fa emergere le protuberanze. 

Le cause di fondo possono essere di due tipi: una persona o una procedura.

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