Come migliorare l'efficienza della Funzione Acquisti attraverso attraverso una più efficace gestione dei processi
Diversi autorevoli studiosi e manager hanno contribuito a diffondere la consapevolezza che i processi aziendali siano fondamentali per il successo. Potremmo dire: "Non si può separare la gestione dei processi dal successo aziendale."
W. Edwards Deming:Pioniere del movimento per la qualità, Deming ha sottolineato l'importanza del miglioramento continuo dei processi per il successo aziendale.
Michael Hammer e James Champy: Autori del libro "Reengineering the Corporation", Hammer e Champy hanno reso popolare il concetto di reengineering dei processi aziendali come strumento per migliorare l'efficienza e la competitività.
Nello specifico dell’approvvigionamento possiamo dire che è il processo che determina il livello di efficienza della Funzione Acquisti, più di quanto possa fare l’impegno delle persone. Infatti, è il processo che determina la sequenza e le operazioni che le persone devono eseguire.
Possiamo notare che progettare o riprogettare il processo d’acquisto e fare l’acquisitore sono due cose totalmente diverse. Inoltre, non è assolutamente detto che un ottimo acquisitore sappia mettere mano al processo d’acquisto o ai processi correlati. Oppure che un ottimo Responsabile Acquisti sia un ottimo progettista di processi. Entrambe le figure sono state selezionate per le loro eccellenti competenze e abilità nell’approvvigionamento.
Nel pratica quotidiana, i processi evolvono sulla spinta delle logiche delle forze preminenti in azienda. L’adagio popolare “ognuno porta l’acqua al suo mulino” ci fornisce un’immagine chiara di come va a finire. E’ evidente che il gruppo degli acquisti è in difficoltà per due motivi, primo perché non è una forza preminente ma le forze preminenti hanno interessi sugli acquisti e secondo perché difficilmente ha le competenze per mettere mano al processo d’acquisto e in definitiva aumentare la propria efficienza.
Questa situazione diventa un problema in un PMI quando il carico di lavoro che pesa sui buyers diventa insopportabile. La soluzione normale è assumere. Normalmente le PMI assumono perché tutti, incluso il team degli acquisti, sono coerentemente e fermamente convinti che questo sia l’unica possibilità per fare fronte al carico di lavoro insostenibile, ovvero non intravedono altre possibilità.
La mia opinione è diversa. È evidente che, all'interno di un'azienda che ha deciso di assumere, è difficile remare controcorrente e rischiare il fallimento, quindi nessuno lo fa. Esiste però un'alternativa: confrontare le proprie convinzioni e dubbi con un interlocutore esterno e autorevole in materia di Funzione Acquisti. Solo in questo modo l'azienda acquisirà la consapevolezza necessaria per decidere come investire i propri soldi.
Grazie per la lettura.
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