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Introduzione
Iniziamo dall’osservazione che la Funzione Acquisti utilizza dati per compilare un qualsiasi Ordine di Acquisto (ODA). A titolo di esempio alcuni dati sono: codice articolo; descrizione articolo; quantità; prezzo unitario; data di consegna.
È possibile suddividere i dati in interni ed esterni. I dati esterni provengono dalla negoziazione con i fornitori, mentre tutti gli altri sono dati interni, ovvero generati dall'azienda (di cui la Funzione Acquisti fa parte). Di norma, è la Funzione Acquisti che si occupa di acquisire i dati esterni, mentre quelli interni sono forniti dall'organizzazione aziendale. Si escludono le organizzazioni aziendali in cui i dipendenti della Funzione Acquisti recuperano i dati di base, ossia contando il materiale in magazzino.
Il problema
Il tempismo della tracciatura
È facile immaginare quanto tempo si perda quando arriva un materiale urgente e la tracciatura del movimento di magazzino viene eseguita il giorno successivo. Un altro caso tipico: il prelievo di materiale dal magazzino per la produzione viene tracciato come movimento di magazzino la sera stessa, oppure la mattina dopo, o al momento del versamento del prodotto (o semilavorato) finito.
Si intuisce che nell’intervallo di tempo in cui la giacenza fisica di un materiale è diversa da quella tracciata, si ha un disallineamento e quindi un potenziale problema. Questo problema si manifesta quando la Funzione Acquisti emette ordini nell'intervallo di tempo di disallineamento, poiché in questo intervallo le quantità sono errate.
Obiezione: se gli acquisti sono a magazzino (non a commessa) e se il gestionale (ERP) utilizza "l'impegnato", il problema non sussiste se viene rispettata la programmazione della produzione, ovvero se "l'impegnato" è allineato con la programmazione della produzione.
L'impossibilità di misurare il consumo reale.
Si ha quando è nota la stima del materiale necessario per realizzare un manufatto ma manchi un sistema di misura del reale consumo di materiale. E’ la tipica situazione dei materiali dal basso costo unitari e bassa incidenza sul manufatto.
In questi casi la differenza tra quantità stimata e realmente usata di un manufatto si somma al successivo e cosi via fino a che qualcuno nota che c’è troppo o poco materiale. Ristabilito l’equilibrio si ricomincia.
Conclusioni
Il tempismo nella registrazione dei movimenti di magazzino è e sarà sempre più importante per l’efficiente gestione del tempo delle persone dell’Aree Produzione, Magazzino e Acquisti. Raramente le Aziende hanno un sistema di misura in termini di ore uomo sprecate. Quindi si basano su un ragionamento euristico, e di intuito concludono che investire in un sistema che garantisca la tempestiva registrazione dei movimenti di magazzino sia più oneroso delle ore uomo sprecate. Personalmente capisco chi prende queste decisioni come capisco chi della Funzione Acquisti per attenuare il problema spinge sulle scorte. E’ un problema circolare. La soluzione di questo problema passa dall'analisi delle cause di fondo. In generale, potrebbe essere risolto investendo nella formazione dei magazzinieri e in strumenti informatici che velocizzino i movimenti di magazzino.
L'impossibilità di misurare il consumo reale (perché privo di senso economico) determina un errore che cresce nel tempo fino a raggiungere la soglia del tollerabile. In alcuni casi, la gestione Kanban risolve il problema, mentre in altri potrebbe essere sufficiente un controllo periodico approssimativo. Anche questo problema passa dall'analisi delle cause di fondo. In generale potrebbe essere sufficiente investire in formazione.
NB: Sono stati esclusi gli errori di tracciatura delle quantità perché errori occasionali.
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