Quale è la migliore struttura per gestire gli acquisti per una PMI?
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Introduzione
Quale è la migliore struttura per gestire gli acquisti per una piccola o media impresa (PMI)?
La risposta più semplice è: "quella attuale". Tuttavia, ci sono alcune distinzioni da considerare.
In tutti i casi che conosco, l'assegnazione di chi compra è perfetta ed efficace. Di solito c'è una regola: "Più l'acquisto è di grande valore economico, più ci avviciniamo alla persona al vertice, spesso arrivando fino al vertice quando ci sono tanti soldi in gioco."
Se la PMI non ha abbastanza lavoro per assumere uno o più acquisitori a tempo pieno, allora dividerà le attività di acquisto. Quando la PMI avrà bisogno di concentrare tutte o alcune delle attività di acquisto, organizzerà una Funzione Acquisti.
La regola è facile da capire e fa uso del buonsenso. Il vero problema per la persona al comando dell'Azienda è come applicarla in modo efficace.
L'obiettivo di queste note è rispondere alla domanda: Quale struttura dovrebbe avere la Funzione Acquisti?
I generi del problema
Facciamo una lista dei principali tipi di beni che una PMI compra:
- Prodotti e/o servizi che sono destinati al Cliente:
- Prodotti da commercio
- Prodotti e/o Servizi a Specifica Tecnica
- Prodotti e/o Servizi a Disegno
- Prodotti e/o Servizi che NON sono destinati al Cliente
- Commodities (energia elettrica, gas, telefonia, etc.)
- Macchinari
- Manutenzioni
- Cartoleria
- Consulenze
- Servizi
- Software e Hardware
- Arredamenti
- etc.
La regola e la lista dei generi sono slegati. Essa serve come guida ai generi che analizzeremo di seguito.
La regola è totalmente indipendente dal punto 1 e 2 precedenti; tuttavia, è importante per fare ordine sul linguaggio.
Acquisti Diretti
Solitamente, i prodotti e/o servizi destinati al Cliente sono considerati Acquisti Diretti, che è il punto 1 sopra.
Solitamente, se una PMI decide di approntare una Funzione Acquisti (anche solo con un solo addetto) lo fa per offrire un servizio migliore al Cliente. La prima missione sono quindi gli Acquisti Diretti.
Quando una PMI decide di concentrare gli acquisti in una nuova entità (Funzione Acquisti), deve decidere A: "chi sa cosa acquistare" e B: "chi effettua gli acquisti". Di conseguenza, se da un lato il processo diventa più lungo, dall'altro si ottiene una maggiore specializzazione. È necessario che un documento formale autorizzi il passaggio da A a B e quindi l'acquisto.
Ed ecco cosa dobbiamo considerare: che l'Azienda abbia deciso di centralizzare le acquisti in una Funzione o di decentrarli, o che abbia optato per una combinazione dei due, il processo di acquisto deve rimanere lo stesso. In qualunque caso il gestionale (ERP) dovrà almeno (e limitatamente al processo di acquisto):
- Registrare le RDA (Richiesta D’Acquisto);
- Assegnare tutte le RDA senza eccezioni a un proprietario;
- Avere un posto dove conservare le trattative;
- Registrare gli ODA (Ordine Di Acquisto).
Acquisti Indiretti
La definizione di Acquisti Indiretti è semplice: tutto ciò che NON è Acquisti Diretti.
Raramente ho incontrato PMI che concentravano la maggior parte o tutti gli Acquisti Indiretti nella Funzione Acquisti. L'unico caso che ho incontrato era una PMI con una quantità di Acquisti Indiretti tale per cui saturava una sola persona.
Nella maggior parte dei casi, chi sa cosa serve, chi acquista e chi controlla la fornitura sono la stessa persona.
Conclusioni
Le PMI hanno diversi vantaggi nello strutturare un processo di acquisto per gli Acquisti Diretti:
- Impostare un metodo di lavoro unico e quindi facilmente migliorabile;
- Semplificare la ricezione merci e gli aspetti amministrativi;
- Semplificare la gestione delle emergenze;
- Semplificare il controllo della spesa.
Quando si parla di Acquisti Indiretti, arriviamo alla stessa conclusione, ma dobbiamo essere realistici e usare questo metodo solo quando ha senso. Ad esempio, non ha senso applicare questo metodo alle forniture di energia, acqua, telefonia, ecc.
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