Velocizzare la Funzione Acquisti

Contesto

• Piccola e Media Impresa manifatturiera;
• Funzione Acquisti;
• Acquisto di beni a disegno o a specifica.

Obbiettivo

Instaurare una forma organizzativa capace di: 

1. approvvigionare (prodotti e servizi) e veicolare all'interno dell'Azienda l'innovazione da misurarsi in funzione degli obbiettivi Aziendali: minimizzazione dei costi; e/o soddisfazione del Cliente Finale; e/o etc. 
2. Velocizzare la Funzione Acquisti (ridurre i tempi di risposta).

Premessa

Tradizionalmente la Funzione Acquisti (dell'Azienda X) approvvigiona esattamente come da Richiesta di Acquisto senza porsi domande salvo nel caso in cui uno o più vincoli sono disattesi. In questi casi la reazione per rientrare è accede alle conoscenze del Fornitore. 

Sistema Acquisti

Possiamo fotografare il modo di operare di una Azienda con i seguenti punti:

• Le conoscenze di una Azienda sono una condizione necessaria per fare la differenza;
• Una Azienda ha conoscenze specifiche e finite, normalmente sono quelle riconosciute dal Cliente;
• Le rimanenti conoscere sono acquisite dai Fornitori.

Nel modo di operare tradizionale della Funzione Acquisti si accede alle conoscenze del mercato dei Fornitori solo a necessità. Proviamo ora a immaginare un accesso sistematico e razionale alle conoscenze del mercato dei Fornitori. Questo porterà a convalidare delle scelte e mettere in discussione altre che prima erano consolidate (abbiamo sempre fatto cosi). Le scelte messe in discussione sono potenziali occasioni di riduzione della spesa (in senso ampio per l'Azienda piuttosto che puntuale per una specifica Funzione) e/o di miglioramento della qualità, e/o dei tempi di consegna. Ora le Funzioni che hanno la responsabilità della scelta tecnica possono accettare la sfida e modificare la RDA oppure chiudersi a riccio. In entrambi i casi è stato raggiunto l'obbiettivo di portare l'informazione in Azienda.

Questo approccio ritaglia un ruolo attivo alla Funzione Acquisti anche ante (prima) l'emissione della RDA. Conseguentemente la Funzione Acquisti acquisisce ante RDA una serie di informazioni che potenzialmente le permettono di lavorare in anticipo sulla RDA o in casi particolari di spingersi sino a supportare la fase di offerta (per l'Azienda). 

Questo modello di Funzione Acquisti che ho chiamato Sistema Acquisti è qui trattato a livello di principio e approfondimenti sono necessari caso per caso. È risaputo che la tendenza è comprimere i tempi di consegna (time to market). La Funzione Acquisti governa due tempi:

1. Tempo da RDA a ODA;
2. Tempo da ODA a Consegna (Fornitore).

Il tempo di risposta della Funzione Acquisti è la somma del punto 1 e 2. Evidentemente i migliori margini di miglioramento sono nel punto 1. Quindi sono da ricercare modelli di Funzione Acquisti che azzerino il tempo del punto 1, cioè che lavorino in anticipo sulla RDA.

Lavora in anticipo è diverso. L'approccio con i Fornitori è diverso. I contratti sono diversi. Gli strumenti digitali sarebbe bene fossero idonei.

Definizione di sistema

Un sistema può essere definito come l'unità fisica e funzionale, costituita da più parti o sottosistemi interagenti tra loro, che formano un tutt'uno in cui ogni parte dà il proprio contributo per una finalità comune (tratto da Wikipedia).

Attivatori della Funzione Acquisti

Di seguito farò uso della terminologia trigger per esprimere il concetto di condizione attivante: quando si verifica l'evento X allora si attiva Y. Questa funzione (trigger) è di origine informatica e largamente usata nei processi di automazione delle attività.

Nel modello tradizionale di Funzione Acquisti l'evento (trigger) emissione della RDA attiva il processo di acquisto. Questa condizione è unica (solo la RDA attiva la Funzione Acquisti).

Nel Sistema Acquisti i trigger sono molteplici (alcuni esempi):

1. Emissione RDA (come nel caso tradizionale);
2. Progetto di riduzione costi;
3. Offerta Cliente che includono forniture prive di storico;
4. Forniture per progetti innovativi;
5. etc.

Conclusioni

Le attuali tecnologie digitali (software) stanno spingendo in un angolo il modello tradizionale di fare Funzione Acquisti. Il mercato che richiede tempi di consegna sempre più compressi sta stressando il modello tradizionale di fare Funzione Acquisti.

Le tecnologie e le competenze per ridurre i tempi di risposta, nel rispetto della storia di ogni Azienda, ci sono.

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