Aspetti chiave della performance della Funzione Acquisti.

E' plausibile pensare che la prestazione della Funzione Acquisti (ACQ) è correlata al ruolo e alle risorse che ogni azienda gli assegna. L'esperienza conferma. Ragione vuole che assegnato il ruolo, le risorse date siano coerenti. Nella realtà raramente si riscontra questa coerenza. Quindi, se basso è il ruolo, basse saranno le prestazioni. Mi spiego con dei casi estremi.  

Iniziamo con il ruolo caratterizzante che può essere assegnato a ACQ:

1. Ruolo: Acquistare
1. ACQ deve acquistare e basta. 
1. Ad ACQ è riservato un ruolo prettamente burocratico;
2. Gli acquisti importanti sono attività a carico di persone di fiducia della Direzione o della Direzione stessa. Il solo caricamento dell'ordine nel sistema informatico è a carico degli ACQ;
3. Normalmente sono demandate in ACQ attività di caricamento dati e poca o nessuna attenzione è rivolta all'automazione del lavoro;
4. La lista dei beni da acquistare potrebbe arrivare in ACQ sotto forma di foglio cartaceo, file Excel o tramite gestionale (ERP). Tutto è urgente. 
2. Ruolo: Generare marginalità:
1. ACQ oltre al ruolo del punto 1. deve acquistare in accordo ai vincoli di budget di costo e di tempo di consegna.
1. Ad ACQ è trainata dal risparmio sul budget;
2. ACQ assume un ruolo trainante forte nei casi di potenziali fuori budget;
3. I fornitori sono massacrati dal prezzo;
3. Ruolo: Generare valore:
1. ACQ oltre a ruolo del punto 2. deve spingere:
1. il flusso di conoscenza dai Fornitori all'Azienda (innovazione e soluzioni tecniche all'avanguardia);
2. l'eccellenza nella collaborazione tecnica tra Fornitori e l'Azienda.

Normalmente i tre ruoli corrispondono ai passi evolutivi di una Azienda, da padronale a manageriale.

Le risorse si distinguono in umane e strumenti. Ora vediamo solo l'importanza degli strumenti.

1. Ogni Funzione aziendale produce qualcosa. La Produzione produce il prodotto e dati. L'Amministrazione produce dati. Le Vendite producono dati. ACQ produce dati. Se ACQ produce dati i software sono lo strumento di lavoro. Ovviamente, tanto più lo strumento è intelligente tanto più all'acquisitore sono demandate le attività di più alto livello. Viceversa tanto più lo strumento è base tanto più all'acquisitore sono demandate le attività di basso livello che devono essere fatte a discapito di quelle di più alto livello. Quindi la prestazione di ACQ dipende dall'intelligenza degli strumenti digitali messi a disposizione. Ovviamente le competenze dell'acquisitore dovranno essere in armonia con lo strumento.

E' spontaneo chiedersi: Si può fare di più? 

La risposta è SI perché oggi giorno il mercato offre strumenti digitali che permettono di aumentare l'efficienza e l'efficacia di ACQ. Questi strumenti sono cosi diversi dai precedenti che normalmente è necessario fare degli aggiustamenti organizzativi. Di seguito una breve carrellata sulle aree di intervento:

1. Automatizzare le attività comuni;
2. Ridurre drasticamente il data entry (perché lo scambio dati con i fornitori permette di riutilizzare lo stesso dato senza re-inserirlo. 
1. Esempio: La compilazione online del questionario fornitori elimina un sacco di lavori quali: ricezione file questionario; inserimento dati in gestionale. 
2. Esempio: L'E-procurement razionalizza le gare, crea in automatico la tabella comparativa, e molto altro. Abbattendo notevolmente le attività a basso valore aggiunto. E abilitando al 100% il lavoro da remoto e/o in trasferta.
3. Tracciare sistematicamente la prestazione dei fornitori;
4. Robotizzare l'emissione di ordini di acquisto (ODA) delle forniture listino;
5. Lo scambio dati (strettamente necessari) fornitore-Acquisitore permette di usufruire di listini dinamici con disponibilità in tempo reale.

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