Direttrici per migliorare la Funzioni Acquisti

La domanda è: perché c'è tutto questo fermento per cambiare? Perché dovrei cambiare il mio modo di fare acquisti? Perché dovrei uscire dalla mia "confort zone"? 

Numerose persone autorevoli hanno già dato risposta affermativa. Immaginate quando nell'antichità la civiltà del bronzo si scontrò con quella del ferro. Francamente anche se molto esperto, non avrei voluto trovarmi in mano una spada in bronzo. Oggi possiamo avere strumenti per gli acquisti diversi da ieri. Molto più potenti. Sono strumenti per l'efficienza e sono da scoprire e che danno efficienza. Quelli che ci calzano alla perfezione. Per questo motivo uso il termine direttrici all'interno di un sistema, per non entrare in merito allo strumento. 

A mio avviso ci sono due direttrici base che le tecnologie di oggi rendono disponibili. Esse sono:

• Reagire in tempo reale;
• Essere interconnessi a livello di sistema digitale.

Vediamo ora quali sono a mio avviso le direttrici per la funzione acquisti in maggior dettaglio.

Agilità

Si è agili quando più si è leggeri e potenti. Quindi:

1. Poche regole e semplici;
2. Limiti d'azione/autonomia "paletti" chiari;
3. Dati di qualità;
4. Ciclo di approvazione eccezioni svello e informatizzato.

PS: Se rispetto tutti i limiti (tecnici, budget, tempi, etc.) che senso ha avere un ciclo di approvazione?

Collaborazione sul piano interdisciplinare e interfunzionale

Da sempre è accettato il concetto che il bene dell'azienda e correlato a quanto tutti tirano egualmente la "caretta". In realtà, spesso, è solo di facciata. Oggi la tecnologia digitale permette di avere analisi in tempo reale, e stanare le sacche di resistenza. Gli acquisti e le altre funzioni dovranno accedere e essere guidate a un livello di collaborazione superiore.

Qualità dei dati

Gli acquisti ricevono informazioni e generano informazioni. Oggi tutti noi constatiamo la disponibilità e una forte spinta all'automazione dei processi ripetitivi. Queste automazioni si basano su dati. Quindi è logico lavorare per avere e mantenere i dati puliti e aggiornati in tempo reale (o quasi). 

Oggi molto più di ieri, i dati sono aggiornati quasi continuamente, da diverse fonti e anche fuori dall'orario lavorativo. Per esempio, le piattaforme web permettono l'aggiornamento continuo dei dati fornitore direttamente eseguito dai fornitori stessi accedendo alla piattaforma. Il Machine Learning è una tecnica attuale per identificare e correggere automaticamente le anomalie in tempo reale o quasi. 

Utilizzo di piattaforme end-to-end

Le piattaforme che gestiscono tutto il processo dall'inizio alla fine sono dette piattaforma end-to-end. A mio avviso i principali vantaggi sono:

1. Riduzione drastica delle attività di inserimento dati (data entry). 
2. Automatizzazione di parti di flusso in particolare quelle manuali con alta ripetibilità. Oltre a ridurre il tempo uomo azzera la probabilità d'errore ed è in tempo reale. E' una funzionalità oggi comune che permette di di automatizzare una azione se si verifica uno o più eventi.
3. Creazione automatica dei Report periodici. Azzera il tempo periodico di preparazione report e gli errori. La cosa più importante è l'unicità dei report e quindi degli indicatori.  

Internet of Things - Internet delle cose

L'internet of things (IOT) è il nome dato alla caratteristica degli oggetti di connettersi alla rete per fornire dati sul loro utilizzo e stato di usura o consumo. In particolare i dati sullo stato di usura e consumo potrebbero attivare l'emissione automatica di ordini di acquisto. Questo avverrebbe al superamento di soglie preimpostate. 

Valutazione fornitori avanzata

Le piattaforme web permetto l'accesso al fornitore per l'inserimento dei dati e documenti necessari per la qualificazione, incluse le validità temporali. Queste informazioni unite alle vostre (acquirente) forniscono una base dati elaborabile per la valutazione avanzata del fornitore in tempo reale. La valutazione in tempo reale è il valore aggiunto. 

Piattaforme open source

E' impossibile essere eccellenti da tutti i punti di vista. Le piattaforme open source offrono la possibilità di accedere alle integrazioni di terze parti. Integrazioni che migliorano o integrano delle funzionalità della piattaforma.

BOT (abbreviazione di robot)

Automatizzare le parti di flusso ripetitive. Il concetto è semplice dei BOT: se avviene questo allora tu fai quest'altro. Sono automatismi basati su eventi.

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